Informatie delen tussen veel gebruikte kantoorapplicaties zoals tekstverwerkers, rekenbladen, presentaties, kalenders en agenda’s is niet altijd even eenvoudig, zeker niet voor mobiele medewerkers en telewerkers. Virtuele kantoorsoftware biedt hiervoor een oplossing.
Kort
– Een virtueel kantoor biedt elke medewerker via het internet beveiligde toegang tot documenten, agenda’s en andere bedrijfsgegevens.
– Vooral de gegevens worden gehost, niet zozeer de tekstverwerker of spreadsheet.
– Google Docs & Spreadsheets is momenteel nog niet geschikt voor gebruik door bedrijven.
– Microsoft biedt Office Live als antwoord op Google Docs bij ons pas aan in 2008, maar levert geen gehoste versie van Office, alleen een centrale opslag voor gegevens.
– Het Belgische ContactOffice bestaat sinds 1999 en biedt een heel uitgebreid virtueel kantoor met bovendien een aantrekkelijk prijskaartje. ViaDesk is een vergelijkbare Nederlandse oplossing.
Gemeenschappelijke documenten en gegevens
Binnen bedrijven is het normaal dat medewerkers werken met gemeenschappelijke documenten en gegevens. Moderne suites voor kantoorsoftware zoals Microsoft
Office of Sun StarOffice hebben daarvoor allerlei voorzieningen, zoals een bescherming tegen beschadiging van een document wanneer twee medewerkers het tegelijk via het interne netwerk bewerken.
Dat werkt goed voor medewerkers die het kantoor nooit verlaten of zelden documenten mee naar huis nemen om er verder op te werken. Zodra medewerkers thuis of op verplaatsing toegang willen hebben tot gemeenschappelijke bedrijfsgegevens beginnen de problemen. Dit veronderstelt een ganse infrastructuur zoals virtual private networks (vpn’s) voor een beveiligde toegang, extra serversoftware die de verschillende versies van in omloop zijnde documenten beheert en coördineert en een correct licentiebeheer zodat er niet meer kopieën van bijvoorbeeld Office worden gebruikt dan er licenties zijn gekocht. Een dergelijke infrastructuur kost heel wat geld en gaat het budget van menige KMO/MKB te boven.
Hosted applicaties en hosted gegevens
Een mogelijke oplossing is overstappen op hosted applicaties of op zijn minst hosted gegevens. Een bedrijf hoeft dan niet zelf te investeren in een infrastructuur om efficiënt met gemeenschappelijke kantoordocumenten om te gaan. Gegevens en/of applicaties draaien op een internetserver van een dienstenleverancier die zorgt voor toegang, beveiliging, back-up en synchronisatie. De kantoorsoftware wordt met andere woorden virtueel. Om ermee te werken is alleen een internetverbinding en een notebook, pc of ‘thin client’ (goedkope, eenvoudige computer) nodig waarop een webbrowser draait. De gebruikte pc hoeft niet bijzonder krachtig te zijn indien ook de applicaties worden gehost. In dat geval bepaalt immers de processorkracht van de server en niet die van de lokale computer of ‘client’ hoe vlot de hosted applicaties werken.
Microsoft Office Live
Momenteel biedt alleen Google echte hosted kantoorapplicaties aan via Google Docs & Spreadsheets. De tekstverwerker en het spreadsheet die u daar vindt staan momenteel echter nog in de kinderschoenen en zijn voorlopig niet geschikt voor gebruik door bedrijven.
Alle andere aanbieders die op deze markt actief zijn concentreren zich momenteel op het centraal hosten van gegevens, hoewel ze soms ook extra gehoste groupware-applicaties aanbieden om bijvoorbeeld adresgegevens te delen of agenda’s te beheren. Dat geldt ook voor Microsoft dat vorig jaar in de Verenigde Staten, Frankrijk, Duitsland en Engeland de dienst Microsoft Office Live introduceerde. In de Benelux zal deze dienst pas in 2008 worden aangeboden.