De gratis versie biedt 50 adressen en 50 afspraken, 2 MB opslagruimte voor e-mails en 1 MB voor documenten, geen SMS-functionaliteit, slechts één gebruikersgroep en twee leden. Als u gebruikers in uw bedrijf heeft die hiermee toekomen, dan kunt u ze gratis met ContactOffice laten werken.
Hebt u meer nodig, dan kiest u een van de betalende formules. U hoeft niet dezelfde abonnementsformule voor alle medewerkers te kiezen, maar kunt de gekozen formule afstemmen op de behoefte van elke gebruiker binnen uw bedrijf.
Viadesk
Het Amsterdamse bedrijf Viadesk bestaat net als ContactOffice al sinds 1999. Viadesk gebruikt een webinterface die zo platformonafhankelijk mogelijk is, precies om gebruikers de kans te geven aan hun virtuele kantooromgeving te kunnen vanop eender welke pc met een internetaansluiting en ongeacht het daarop gebruikte besturingssysteem. U kunt de diensten van Viadesk naadloos integreren in uw eigen bedrijfswebsites en -applicaties.
Viadesk biedt zijn virtueel kantoor aan bedrijven, overheids- en onderzoeksinstellingen en allerlei andere organisaties en instellingen (ook onderwijsinstellingen), ook voor specifieke branches aangepast. Zo is er Viadesk School voor scholen en Viadesk Zorg voor zorginstellingen.
Viadesk biedt een meertalige interface, maar het gaat alleen over Nederlands en Engels, geen Frans en geen Duits. De beschikbare talen kunnen wel tegelijkertijd gebruikt worden. U betaalt een abonnement voor de dienst en de prijs van dat abonnement is afhankelijk van uw informatieopslag- en gebruikersbehoeften (prijzen starten vanaf 90 euro per gebruiker per maand). Er is ook een gratis abonnement, Viadesk Pilot, voor zeer geringe behoeften en maximum vijf medewerkers.
Belgische Nomadisk biedt alternatief met virtuele geheugenstaafjes
De dienst Nomadisk van de jonge Belgische firma Aventiv is een goedkoop alternatief voor een virtueel kantoor. Simpel gezegd biedt Nomadisk virtuele usb-sticks of opslagruimte aan die overal op een veilige manier via het internet bereikbaar is. Nomadisk zorgt ook voor de automatische synchronisatie van de gegevens op de virtuele opslagruimte met de fysieke schijf in de notebook of pc van de gebruiker. De virtuele schijf is daardoor altijd beschikbaar, ook als er geen internetverbinding aanwezig is.
Nomadisk gebruikt zogenaamde deltablocking om bandbreedte te besparen: het synchroniseert van grote bestanden alleen de gewijzigde datablokken en niet het hele bestand. De schijven zijn beveiligd met sterke AES (Advanced Encryption Standard)-versleuteling.
U hebt nog steeds lokaal geïnstalleerde applicaties nodig, maar met Nomadisk kunt u wel allerlei data en documenten uitwisselen met anderen en ook privégegevens vanop meerdere locaties bekijken en bewerken. De dienst kost 9,95 euro per maand en per gebruiker.
Een bedrijf dat kiest voor hosted kantoorsoftware hoeft niet zelf te investeren in een infrastructuur om efficiënt te werken met gemeenschappelijke documenten.