Communiceren met alles en iedereen

Jouw bureau-pc of notebook omtoveren tot een heus communicatiecenter is een heel attractief idee. De vraag is alleen, hoe doe je dit? Het liefst natuurlijk met een overkoepelende applicatie die elke vorm van communicatie afhandelt. Jammer genoeg zijn dergelijke pakketten niet dik gezaaid. Tot voor kort was je eigenlijk alleen aangewezen op Symantec TalkWorks. Het Canadese softwarebedrijf 01 Communique biedt met Communicate! i2000 een alternatief.

Je kent het wellicht wel. Verschillende vormen van communicatie komen via allerlei kanalen binnen: telefoons, faxen (eventueel met een faxprogramma op jouw pc), e-mails, video-mails, boodschappen op het antwoordapparaat en ga zo maar door. Niet alleen is het inefficiënt om voor al deze vormen van communicatie aparte software aan te spreken, het kost ook veel moeite om het overzicht te houden van alle binnenkomende en uitgaande ‘gesprekken’. Symantec TalkWorks biedt een aardige oplossing hiervoor voor thuiswerkers en SoHo (Small Office, Home Office) bedrijfjes. Communicate! i2000 gaat evenwel nog veel verder, al hangen de mogelijkheden sterk af van de hardware waarover je beschikt.

Professioneel
Van Communicate! bestaan er verschillende versies. De standaardversie kun je gebruiken als telefoon en antwoordapparaat, fax- en faxback apparaat en voor e-mail, contact management en datacommunicatie. Deze versie ondersteunt een analoge modem en één internetverbinding. De Professional versie is al wat uitgebreider en ondersteund bijvoorbeeld internettelefonie en fax-on-demand. Wij bekeken evenwel de topversie, Communicate! i2000. Deze versie heeft alles in huis wat je aan communicatie kunt verzinnen, inclusief internetfax, video-conferencing, audio/video mail en de mogelijkheid om jouw e-mail te beantwoorden of versturen via de telefoon. Tevens kan deze versie maar liefst vier verschillende lijnen bedienen. JE kunt dus met meerdere modems en internetlijnen werken.

Gradueel
Eén van de leuke aspecten van Communicate! is dat het programma meegroeit met jouw hardwaremogelijkheden. Weet je met zekerheid dat je niet alle functies van de i2000-versie zult gebruiken, kan een van de andere versies misschien volstaan, maar als je denkt dat je met de mogelijkheden van Communicate! i2000 zult meegroeien, is het zeker zinvol om onmiddellijk te opteren voor de topversie, ook al gebruikt je bijvoorbeeld nu nog alleen een data/fax modem. De handleiding toont je heel duidelijk welke functionaliteit beschikbaar is afhankelijk van de gebruikte hardware. Hou er wel rekening dat alle mogelijkheden van het pakket alleen kunt benutten als je over een krachtige pc beschikt. De minimumvereisten die de fabrikant opsomt, zijn in dat geval volstrekt onvoldoende. Zo kun je twee tot vier analoge data/fax/voice/speakerphone modems gebruiken plus een modem voor jouw internetverbinding. In deze situatie is een Pentium III met 128 MB Ram het minimum, want er kunnen ogenblikken zijn dat er vijf modems tegelijk bezig zijn met verschillende jobs. Deze configuratie laat ook een intelligent modemgebruik toe met simultane analoge werking, zoals bijvoorbeeld het zenden van een fax terwijl je voicemail ontvangt en gebruik maakt van de speakerphone. Dit laatste staat gelijk aan een gewoon telefoongesprek, alleen voer je het handenvrij en gebruikt je jouw pc-luidsprekers en een microfoon in plaats van een gewone telefoon.

Interface
Ondanks de uitgebreide functionaliteit van Communicate! i2000 is de interface vrij eenvoudig. Het programma gebruikt als metafoor een uitgebreide virtuele telefoon met allerlei extra toetsen. Wanneer jouw hardwareconfiguratie een bepaalde functie niet ondersteunt, is ze gewoon gedeactiveerd in de virtuele telefoon. Klik je bijvoorbeeld op de hoorn van de telefoon, wordt de hoorn afgenomen en kun je handenvrij bellen. Gebruikt je evenwel slechts een data/fax modem, kun je zoveel klikken op de telefoonhoorn als je wilt, hij reageert niet. Onder de telefoonmetafoor zit er voor verschillende functies uiteraard een uitgebreidere interface. Zo kun je bijvoorbeeld elk binnenkomend telefoongesprek loggen, eventueel kun je de conversatie opnemen en bewaren als WAV-bestand. Handig is dat je ongewenste telefoons kunt blokkeren. Ook uitgaande gesprekken worden automatisch gelogd. Hetzelfde gebeurt met de faxen. De faxviewer is heel uitgebreid, maar daardoor net iets te overrompelend. Zo is het niet onmiddellijk duidelijk hoe je tussen verschillende faxpagina’s navigeert. Dat zou beter kunnen.

In de praktijk
Hoe werkt een en ander in de praktijk? We deden de proef op de som op een Pentium III 500 MHz met 64 MB SDRam, Windows 98 SE (NL), TNT2 grafische kaart met 16 MB Ram en SoundBlaster Live! 1024 geluidskaart, een paar luidsprekers en een microfoontje. Deze test-pc had ook een interne PCI-modem (V90) aan boord met Rockwell chipset. Dit was evenwel slechts een data/fax modem en dus onvoldoende om Communicate naar waarde te evalueren. We installeerden daarom een Elsa MicroLink 56k Internet data/fax/voice modem. Dat was nog onvoldoende om enkele essentiële functies te kunnen testen, vermoedelijk omdat Communicate! Niet alle functies van de modem herkende. Pas met een Olitec SmartMemory Pro V90 kwam Communicate volledig tot zijn recht.

Video
Wil je van de videofuncties gebruik maken, moet je natuurlijk een webcamera installeren. Voor het geluid heb je de keuze: ofwel gebruikt je een combinatie hoofdtelefoon met microfoon, ofwel maakt je gebruik van de gewone pc-luidsprekers met een staand microfoontje. Als geluidsbron kun je bij een data/fax/voice/speaker modem ook kiezen tussen de geluidskaart van de pc of de modem als geluidsbron.Het configureren van alle mogelijke functies is ondanks het overzichtelijke setup-scherm toch niet vanzelfsprekend. Wil je alle functionaliteit benutten, zult je wat tijd moeten uittrekken om dit alles netjes te configureren en te verfijnen. Eens alles correct is geconfigureerd, werkt Communicate naar behoren en doet het wat het belooft. Zowel binnenkomende als uitgaande faxen vormden in onze test geen probleem. Ook de antwoordapparaatfunctie werkte goed. De Engelse berichten kun je eventueel vervangen door zelf in te spreken Nederlandse equivalenten. Weet dan wel dat zoiets veel tijd vraagt. Wanneer je het stroombeheer van jouw pc goed afstelt en in het BIOS de WOM-optie (Wake On Modem) instelt, neemt Communicate ook in de slaapstand van de pc een binnenkomend signaal op en kan de respondent een boodschap op het antwoordapparaat inspreken of een fax versturen. Ook dat werkte correct op onze test-pc.