Digitale documenten meer draagbaar dan ooit

Microsoft Word mag vandaag het programma bij uitstek zijn om documenten te creëren, Adobe Acrobat is de meest gebruikte software om te garanderen dat Word-documenten er op alle computerplatformen hetzelfde uitzien. Versie 6 vernieuwt ondermeer de beveiliging van PDF-documenten en de mogelijkheden om in groep en op basis van verschillende programma’s uitwisselbare digitale documenten aan te maken.

Adobe Acrobat 6.0 Professional wordt uitgebracht in een tiental talen. Wij testten de Engelse versie onder Windows. De software is ook beschikbaar voor MacOS. Met Acrobat kun je Portable Document Format of PDF-bestanden aanmaken, bewerken, afdrukken en doorzoeken. Deze documenten zijn leesbaar op een waaier van computersystemen met behulp van de gratis beschikbare Acrobat Reader. Alle taken (Catalog, Exchange, Distiller) zijn nu verenigd in één interface. Dit is heel wat overzichtelijker en gebruiksvriendelijker dan bij oudere versies.
Tijdens de installatie voegt Acrobat een aantal functies toe aan de meest courante programma’s zoals Microsoft Office en Internet Explorer. U kunt Office-bestanden of websites met enkele muisklikken omzetten in PDF-formaat. Erg handig is de mogelijkheid om rechts te klikken op een willekeurig Windows- of Mac-bestand en onmiddellijk een conversie naar PDF te starten. Bij het openen van Acrobat springt onder Windows meteen de fel XP-gerichte interface in het oog. Deze vertoont sterke overeenkomsten met Microsoft Office XP. Via de handige werkbalk voer je voortaan nog sneller taken uit. Het is mogelijk het scherm op te splitsen. Je kunt dan op delen van een bestand werken, terwijl de rest onaangeroerd blijft.

Door rechts te klikken kun je onmiddellijke een conversie starten

Compatibiliteit
Vanaf versie 4 was Acrobat onder Windows al sterk geïntegreerd met Microsoft Office. In versie 6 is deze uitwisselbaarheid nog bijgewerkt. Je kunt nu ook Powerpoint-presentaties omzetten naar PDF. Een erg nuttige vernieuwing is de mogelijkheid om bestanden vanuit AutoCAD, Microsoft Visio of Microsoft Project in één keer te converteren naar PDF. Ook is het mogelijk om informatie uit verschillende Windows-programma’s in één “draagbaar document” te combineren.
Dankzij de mogelijkheid om een PDF te creëren op basis van diverse bestanden, kun je erg gemakkelijk een aantal Office-bestanden met diagrammen uit AutoCAD of Visio samenbrengen tot een PDF-bestand. Illustraties zoals die van AutoCAD die uit meerdere lagen bestaan, worden compleet geconverteerd. Door de ondersteuning van de ISO-, ANSI-, JSI- en ARCH-bestandsformaten is het in principe mogelijk om van elk bestand een PDF-equivalent te maken. Met Acrobat Distiller kun je bovendien direct PostScript- of EPS-bestanden converteren naar PDF.

Acrobat Distiller

De interface voor het toevoegen van een digitale signatuur werd helemaal opnieuw ontworpen. Met behulp van een wizard kun je erg gemakkelijk elk document voorzien van een digitale handtekening. Ook kun je een document certifiëren. Zo ben je zeker van de inhoud. Je bepaalt zelf de toegelaten veranderingen. Acrobat ondersteunt ondermeer Windows Certificate Security en de Microsoft Crypto API (MSCAPI).

Een nieuwe Professional interface

Reviews
Een andere vernieuwing is het geautomatiseerde herzieningensysteem. Dit laat je toe om een PDF-bestand via e-mail naar verschillende commentatoren te sturen. Acrobat voegt aan het bestand een functie toe om commentaar in te voegen. Zo kunnen de reviewers die niet beschikken over Acrobat toch gebruik maken van deze functie. Deze functie is erg overzichtelijk en vervangt het manuele proces, dat vaak ontaard in een chaos. Daarnaast is er ook een browsergebaseerde review-functie. Deze is min of meer gelijkaardig aan de review via e-mail. De reviewer opent een bijlage van een e-mailbericht, waarna een kopie van het PDF-document zich opent in zijn webbrowser. De reviewer wordt dan stapsgewijs door het proces begeleidt.

Printen
Via de zogenaamde “preflight”-functie kun je de inhoud van een PDF-document analyseren om te controleren of het geschikt is om het naar de drukker te sturen. De software corrigeert waar nodig de kleurscheidingen en vlakt transparanties af, zodat het afgedrukte resultaat optimaal is. Ook is er ondersteuning voor de PDF/X standaard voor prepress gegevensuitwisseling. In totaal wordt er gecontroleerd op niet minder dan vierhonderd mogelijke problemen die optreden wanneer je een PDF naar uw drukker stuurt.

Een nieuwe Professional interface

Een laatste noemenswaardige tooltje is de “read out aloud”-functie. Wanneer je die activeert, wordt de ganse tekst door de computer voorgelezen. Voordeel is natuurlijk dat je sneller je fouten zal horen. Er mag echter nog heel wat tijd en moeite geïnvesteerd worden in deze functionaliteit. Het gros van de woorden is immers grotendeels onverstaanbaar. En uiteraard ben je gebonden aan de taal van het programma zelf. Indien je een niet-Engelse tekst laat voorlezen door een Engelse versie klinkt dat uiteraard nergens naar. Tijdens onze test zorgde deze mogelijkheid voor meer hilariteit dan foutcontrole.

Andere versies
Enkele weken voor Acrobat Professional 6.0 bracht Adobe Acrobat Elements 1.0 op de markt. Deze software is alleen beschikbaar in volumelicenties van duizend exemplaren of meer. Het is een eenvoudig hulpprogramma om documenten snel en complexloos naar PDF te converteren. De uitgebreide editeermogelijkheden van de volledige versie ontbreken in Acrobat Elements. Dit programma concurreert met gelijkaardige hulpprogramma’s van andere fabrikanten, zoals Fineprint pdfFactory (www.fineprint.com). Bijzonder aan Elements is dat systeembeheerders de werking van het programma kunnen “vastzetten” voor alle netwerkgebruikers. Bedrijven kunnen op die manier bijvoorbeeld logo’s en disclaimers integreren in de PDF-documenten die door hun werknemers worden gecreëerd.
Acrobat Standard 6.0 biedt dezelfde mogelijkheden als de Professional versie, maar mist ondersteuning voor “high-end” applicaties zoals AutoCAD of Visio. Ook ontbreken in de Standard versie de pre-flight printondersteuning en de mogelijkheden om te werken met zeer uitgebreide documenten.