Méér dan contactbeheer alleen

Zowel Act als Goldmine zijn ooit gestart als uitvoerige PIM (Personal Information Manager) met de nadruk op het bijhouden en beheren van commerciële afspraken en contacten. Het is dan ook niet verwonderlijk dat ze heel populair zijn bij verkopers. Van Act! 2000 is nu versie 5.0 verschenden. Ook van concurrent GoldMine is er een nieuwe versie 5.7 uit. Tijd dus om deze twee bekende SFA (Sales Force Automation) pakketten nog eens te bekijken.

CRM (Customer Relationship Management) is hét buzz-woord van 2002. Geen bedrijf kan zonder. Welke CRM-oplossing je ook kiest, de kern blijft een goede SFA oplossing (Sales Force Automation) en dan
kunnen Act! en GoldMine goede diensten bewijzen. Het belangrijkste is dat de gekozen oplossing later nog onderdeel kan vormen van een groter geheel door bijvoorbeeld de koppeling aan een
bedrijfsdatabase als SQL of Oracle.

Act! 2000 versie 5.0
Toen SalesLogix een paar jaar geleden Act! overkocht van Symantec, veranderde het bedrijf zijn naam snel in Interact Commerce. Act! kreeg er het label 2000 bij en zit nu aan versie 5.0. Sinds
kort is er naast een Engelse, Franse, Duitse, Spaanse en Portugese versie ook een Nederlandse versie.
Act! 2000 is tegenover eerdere versies sterk uitgebreid. Heel handig is niet alleen de sterke integratie met Outlook, maar ook de keuze om Word (95/97/2000) als standaard tekstverwerker te gebruiken
in plaats van de ingebouwde tekstverwerker met zijn beperkingen. Verder is er nog de nieuwe groepslay-out om bedrijfs- of accountrecords te maken en kun je zowel de groeps- als de contactinformatie in
één scherm zien. Dit is handig om notities, geschiedenis, bijlagen en verkoopsgegevens snel per groep te bekijken en eventueel aan te passen.

PDA
Synchronisatie met een pda (persoonlijke digitale assistent) is niet geïntegreerd, maar verloopt via Act! Link. Dit is een gratis aanvullende toepassing die je apart dient te installeren. Met Act!
Link synchroniseer je je contacten, activiteiten en takenlijsten van Act! met de overeenkomstige Palm applets. Bij de conversie krijgen de instellingen van Act! de voorkeur. Zo heeft de
ToDo-applicatie van de Palm standaard vijf prioriteitsgradaties en de Takenlijst van Act! er slechts drie. Bij de conversie worden de prioriteiten dus naar drie niveaus herleid. De synchronisatie
verloopt vrij vlot. Jammer alleen dat dergelijke koppeling er nog niet is voor PocketPC pda’s.
Er is een mogelijkheid om Act! 2000 te gebruiken via het web. Daarvoor is het wel nodig dat de apart verkrijgbare WiredContact Act! WebAccess serversoftware geïnstalleerd is op een van de
bedrijfsservers. Medewerkers kunnen de Act! 2000 database dan bereiken via een standaard webbrowser.
Act! 2000 maakt standaard gebruik van het aloude, maar nog heel bruikbare dBase DBF-databaseformaat. Wil je dat één gebruiksteam van een centrale Act! database gebruik maakt, dan moet je deze database
centraal op het netwerk zetten en op iedere pc een kopie van Act! installeren. Er is geen servercomponent om te installeren. Daardoor is het gebruik van Act! wel beperkt tot een kleinere werkgroep van
pakweg een twintigtal gebruikers. Vergeet immers niet dat het product is ontstaan uit een single user contact manager.

GoldMine 5.7 / GoldMine FrontOffice Sales & Marketing
Ook GoldMine gaat al een hele tijd mee en wordt als grote concurrent van Act! gezien. Het biedt praktisch dezelfde functionaliteit als Act!. De interface heeft een aantal kenmerken die zo uit Act!
zouden kunnen komen, zoals de verschillende tabs onderaan een record om het aantal velden uit te breiden en de Outlook-achtige balk links. Het is niet uit te maken wie bij wie inspiratie heeft
opgedaan, al vinden we de interface van Act! net iets intuïtiever en prettiger om mee te werken. Dit heeft misschien te maken met het feit dat GoldMine enkel in het Engels, Frans en Duits beschikbaar
is en dat we van Act! 2000 de Nederlandse versie konden bekijken. De eigen taal werkt in dit soort applicaties toch sterk drempelverlagend.
Wel heeft GoldMine handige functies om het invoeren van gegevens sterk te vereenvoudigen. Je klikt gewoon op de plaats naast een veld en je kunt onmiddellijk de nodige gegevens invullen of uit een
opzoektabel halen. De nieuwste versie 5.7 heeft heel wat verbeteringen en nieuwigheden. We pikken de belangrijkste eruit. GoldMine 5.7 kan weliswaar goed samenwerken met Outlook, maar de producent
heeft er toch voor gekozen het eigen e-mailprogramma stevig uit te breiden qua functionaliteit. Zo kunt je nu ook regels opstellen voor binnenkomende mail, HTML e-mail ontvangen en verzenden en zelfs
in e-mails zoeken. Heel handig zijn de mogelijkheden om distributielijsten voor e-mail mailings aan te maken en te beheren.
Net zoals bij Act! 2000 heb je de mogelijkheid om de gegevens te synchroniseren met een pda. Daar houdt de vergelijking wel op. Is deze module bij Act! 2000 een aparte applicatie, dan is dit in de
vorm van een aantal wizards volledig in GoldMine 5.7 geïntegreerd. In tegenstelling tot Act!, is het ook mogelijk met een Windows CE/PocketPC te synchroniseren en is de functie niet beperkt tot de
Palm pda’s en afgeleiden (Handspring Visor, IBM).
GoldMine 5.7 gebruikt, net als Act! 2000, het dBase DBF-formaat als databaseformaat. Er is echter een versie die behalve dBase ook gebruik maakt van een meegeleverde OEM-versie van Microsoft SQL
Server 2000. Deze versie heeft ongeveer dezelfde functionaliteit, maar gaat als GoldMine FrontOffice Sales and Marketing door het leven. Het voordeel van de FrontOffice Sales & Marketing versie van
GoldMine is dat deze kan werken met dBase-databases én SQL-databases, waardoor deze versie doorgroeimogelijkheden biedt voor grotere organisaties. Overschakelen van GoldMine 5.7 naar de FrontOffice
versie kan ook. Wil jeeen web-enabled oplossing op basis van GoldMine, dan is er ook nog de GoldMine Averywhere Server.