Hoewel de bedrijfsadministratie al een hele tijd steeds meer geautomatiseerd wordt, zijn er nog steeds bepaalde onderdelen waarvoor dit moeilijker gaat. Zo zijn er in verschillende administraties nog altijd formulieren die handmatig worden ingevuld. OmniForm wil deze papierwinkel helpen automatiseren en archiveren.
OmniForm was vroeger een product van Caere. Sinds de overname van dit bedrijf een goede twee jaar geleden door ScanSoft, is het daar nu een onderdeel van. De nieuwste versie 5.0 is er in twee
smaken. De standaardversie die de ondersteuning voor PDF, HTML en MS Word RTF mist, en de Premium-versie die wel over deze functies beschikt. De Premium-versie is duidelijk de interessantste en het is
dan ook deze versie die we even onder de loep hebben genomen.
Logisch herkennen
De ruggengraat van OmniForm 5.0 is de Logical Form Recognition (LFR) voor het scannen van hardcopy-formulieren. De LFR herkent hiervan de niet-tekst elementen zoals lijnen, tabellen, grafieken,
combovelden en aanvinkvelden. Deze engine zorgt tevens voor labels voor elk invulbaar veld. Het scannen, herkennen en archiveren van hardcopy-formulieren is slechts één kant van het verhaal.
De andere kant wordt gevormd door de Form Designer met de Designer Tools. Hiermee is het heel eenvoudig om zelf elektronische formulieren te ontwerpen die ook elektronisch moeten worden ingevuld.
Handig hierbij is dat je de aangemaakte formulieren kunt opslaan als Adobe Acrobat PDF formulieren, in HTML of in RTF, dit alles naast het standaard OmniForm OFM-formaat. De ingevulde gegevens van de
formulieren die op die manier zijn aangemaakt, worden in het formulier zelf bewaard om ze later via ODBC in een groter database in te voeren.
Het zelf aanmaken van formulieren in de Form Designer kun jeop twee manieren aanpakken. Ofwel maak je veel gebruik van de al meegeleverde kant-en-klaarsjablonen, ofwel ontwerp je het formulier
helemaal zelf. In beide gevallen beschik je over verschillende functies om het invullen van het formulier zo eenvoudig en uniform mogelijk te maken zoals afdrolmenu’s, aanvinkvakjes, keuzemenu’s en
dergelijke meer. Er zijn eveneens een aantal basisfuncties beschikbaar om de invoer te valideren.
Aanpassen
Niet minder dan twintig volledig afgewerkte Fillers/Data Managers oftewel volledig ontwikkelde formulieren zijn meegeleverd. Je kunt ze eventueel lichtjes aan je behoeften of die van de organisatie
waarvoor je werkt aanpassen om ze daarna snel te gebruiken. Tevens zijn er al honderd zelfdraaiende Fillers meegeleverd die je enkel hoeft te mailen en die ingevuld teruggestuurd kunnen worden. Deze
Fillers zijn geleverd in twee formaten: als een uitvoerbaar EXE-bestand of in HTML, voor het geval jouw mailserver of die van de ontvanger uitvoerbare bestanden blokkeert.
Hoewel je elektronische formulieren op je eigen website kunt plaatsen om ze on line in te vullen, is het ook mogelijk om op eOmniForm.com een plekje te hosten voor maximaal vijf formulieren gedurende
één jaar.
Sinds de vorige versie ongeveer drie jaar geleden, is OmniForm niet enkel overgegaan in ScanSoft-handen, het pakket en vooral de Form Designer zijn uitgebreid met verschillende functies om het aanmaken van formulieren te vereenvoudigen. Wanneer je heel veel met formulieren doet, hetzij elektronisch hetzij archiveren van hardcopy-formulieren, kun je niet om dit pakket heen.
871,- euro
Pentium MMX of hoger, Windows 95/98/SE of Windows NT4/2000/XP, 64 MB Ram (128 MB voor Windows NT4/2000/XP), 50 MB vrije ruimte op de harde schijf, SVGA met 256 kleuren of meer.