Planning en organisatie

Zonder goede planning en organisatie kan geen enkel bedrijf overleven. Voor werknemers die samenwerken op één centrale werkplek is dat minder een probleem. Maar wat als werkteams over verschillende plaatsen verspreid zijn? Neem bijvoorbeeld verkopers, thuiswerkers of externe personen zoals externe adviseurs of leveranciers. Hoe stel je de agenda’s op elkaar af?

Eens te meer lijkt de oplossing te komen van het web. Met enkele klikken zet je een extra digitaal bureau op. Zo’n digitaal bureau lijkt ook de ideale oplossing om thuiswerkers op een eenvoudige manier toch met het bedrijf in contact te laten treden zonder al te veel extra logistieke inspanningen. Want zeg nu zelf, een extra kantoortje voor een drietal mensen vergt al verbazingwekkende ICT-investeringen de dag van vandaag. Het volstaat niet meer om er één computertje neer te poten voor wat tekstverwerking en administratie. Nee, iedere werknemer kan niet meer zonder een pc gekoppeld aan elkaar en het bedrijfsnetwerk en het internet. Dat betekent niet alleen afzonderlijke pc’s, maar ook een server, router en snelle netwerkverbinding. De vraag rijst dan of zo’n klein extra kantoortje voor een handvol medewerkers wel rendabel is.

Ei van Columbus?
Enkele ASP’s (Application Service Providers) hebben de noden van het bedrijfsleven eens grondig geanalyseerd en zijn met een oplossing voor de dag gekomen die tegelijk eenvoudig is en toch weer op het ei van Columbus lijkt. Verschillende ASP’s bieden virtuele kantoren aan die dikwijls zelfs “gratis” zijn (ze worden betaald met reclameinkomsten). Het aanbod verschilt wel wat, maar over het algemeen kunt u rekenen op adresbeheer, documentbeheer, een elektronische agenda met planningsmogelijkheden en eventueel ook nog discussieforums en e-mail.Zo’n virtueel webkantoor is uiterst eenvoudig op te zetten. Het enige dat je nodig hebt is een pc, een internetverbinding en een standaardbrowser. Komt er een nieuwe medewerker bij, dan hoef je slechts zijn gegevens in te vullen en ook hij maakt vanaf dan deel uit van het virtuele team. Geen ingewikkelde installatie- en configuratie meer. Het concept is in vele opzichten dan ook een zegen voor kleine bedrijven die zelden of nooit een systeembeheerder in dienst hebben of waarvan de zaakvoerder zelf geen tijd wil of kan vrijmaken voor alle technische rompslomp. Een bijkomend voordeel is dat zo’n digitaal kantoor bereikbaar is vanaf elke computer, ook op verplaatsing en in het buitenland. Het enige dat u nodig hebt, is een internetverbinding en een browser die Java of JavaScript ondersteunt. Ideaal voor thuiswerkers dus of voor wie occasioneel thuis werkt. Is het dan ook dé oplossing voor het fileprobleem? Dat is wellicht te hoog gegrepen, want het is niet allemaal goud wat blinkt.

Privacy
Vooral drie nadelen zullen u er toch wel even over doen nadenken voordat je heel je administratie van planning en afspraken zomaar overbrengt naar een virtueel kantoor. In de eerste plaats is er de bescherming van de gegevens. De ASP zorgt wel voor goede back-ups bij onvoorziene omstandigheden, maar wie kijkt er allemaal over jouw schouders mee? Wie wil er heel jouw afsprakenagenda kennen voor de volgende twee maanden, inclusief zakenlunches en in welk restaurant? Elke ASP zal wel op zijn communiezieltje plechtig beloven geen bedrijfsgegevens te zullen verkopen, maar we weten allemaal dat hackers daar geen boodschap aan hebben. Alle webkantoordiensten gebruiken Secure HTML, maar dat is slechts een façade en beveiligt enkel de browser en de communicatie. Er blijven nog steeds achterpoortjes om via de server binnen te dringen.Een tweede mogelijk nadeel is het afsluiten van de dienst, zoals onlangs nog gebeurde met InstallData. Verschillende webkantoren bieden hun diensten immers gratis aan en halen hun inkomsten uit reclame. Een enkeling vraagt een klein maandelijks bedrag voor zijn service. Met de recente negatieve tendens in het dotcomwereldje is het niet onverstandig om in uw achterhoofd met de mogelijkheid rekening te houden dat het webkantoor van uw keuze van vandaag op morgen de boeken dicht doet. Het is enkele maanden geleden al gebeurd met HotOffice en geen enkel webkantoor gaat nu precies uitbazuinen dat het bijna failliet is. Het kan ook met concurrerende diensten gebeuren.Een laatste mogelijk nadeel is de bereikbaarheid van de dienst. Immers, wat heb je aan een prachtig webkantoor als het dikwijls onbereikbaar is door een overbelasting van de server? De meeste webkantoordiensten garanderen wel dat hun service 99% bereikbaar zal zijn, maar ook zij kunnen een overbelasting op het hele of gedeeltelijke web of een storing bij uw ISP natuurlijk niet verhinderen of voorspellen. Zo viel in de telefoonzone 014 op 6 februari jongstleden door het per ongeluk doorsteken van een Belgacom-glasvezelkabel alle telefoonverkeer uit, met inbegrip van mobiele telefonie én huurlijnverbindingen. De panne duurde van 14 uur tot middernacht: daar zit je dan met je virtuele kantoor.

Welke keuze?
Er zijn verschillende webkantoordiensten die allemaal dezelfde basisservice geven, maar bij wie de accenten en extra diensten wel kunnen verschillen. ViaDesk heeft bijvoorbeeld geen e-mail. Het belangrijkste criterium om uw keuze te maken zal dus zijn welke diensten er aangeboden worden die je belangrijk vindt. De belangrijkste webkantoren zijn Annapa, InstallData, Intranets, MagicalDesk, QuickTeam, ViaDesk, Visto en ContactOffice. Het is binnen het bestek van dit overzicht niet de bedoeling diep in te gaan op de verschillende diensten van al deze ASP’s. Daarom beperken we ons tot de gratis Nederlandstalige webkantoren. Het immers toch nog altijd aangenamer om in uw eigen taal aangesproken te worden, ook al is het Engels meestal geen echte taalbarrière.

Annapa
Annapa is zeer uitgebreid en biedt een aangename, duidelijke interface. De presentielijst toont je wie van je collega’s ook online zijn. Vanuit het openingsscherm kun je ook nieuwe afspraken of taken invoeren. Je hoeft dus niet naar de respectieve modules. Voor sommigen zal de kunstmatige deling tussen kantooragenda en persoonlijke agenda onhandig zijn, terwijl anderen dit net een extra voordeel qua privacy vinden. Annapa heeft een uitgebreid dienstenpakket dat gratis is, maar voor 45 euro krijg je wat meer, zoals een reclamevrij virtueel kantoor, direct messaging en 20 MB webruimte in plaats van de toch wel krappe 5 MB.

Viadesk
Viadesk is dan weer een traditioneel webkantoor met enkele aardige extra’s. Zo kun je met één klik snel in de Gouden Gids of het telefoonboek een nummer opzoeken, al zul je daar in de praktijk weinig aan hebben, want het gaat om de Nederlandse versies. Hetzelfde geldt voor de routeplanner. De e-mailmogelijkheden zijn wel heel apart. Zo kun je wel berichten sturen naar medewerkers uit je virtueel kantoor, maar niet daarbuiten. Gewone internet e-mails kun je dus niet ontvangen of verzenden. Het is een grove beperking, maar heeft ook een positief kantje, namelijk dat je door de bedrijfseigen aard van de dienst toch een ietsje meer privacy hebt. De 5 MB om documenten te bewaren is evenwel aan de krappe kant.

ContactOffice
ContactOffice is in wezen gratis. Is het toch al uitgebreide dienstenpakket nog onvoldoende, dan kunt u een abonnement nemen. Er zijn verschillende formules mogelijk. ContactOffice werkt vlot op voorwaarde dat je over een snelle verbinding beschikt. Je kunt ‘snel’ inloggen, maar dan heb je geen beveiliging. Beveiligd inloggen is uiteraard veel beter, maar ook een flink stuk trager. Als extra kun je ook SMS-berichtjes versturen, zowel met Proximus, Mobistar als sinds kort ook Orange. Synchroniseren met een Windows CE persoonlijke digitale assistent (pda), Psion of Palm behoort sinds kort tot de mogelijkheden. Uit veiligheidsoverwegingen wordt de website na een tijdje gesloten wanneer je niet actief bezig bent met het gebruik van de dienst. Je moet dan opnieuw inloggen. Dat kan wel contraproductief werken wanneer je gewend bent een applicatie als Outlook steeds geopend te hebben.