Steeds meer bedrijven springen mee op de lucratieve PDF-kar nu het formaat volop in de lift zit. ScanSoft is echter al lang geen nieuweling meer op dit gebied. Eerder mochten we hun PaperPort Deluxe 8.0 aan een uitgebreide dissectie onderwerpen, nu is het de beurt aan opvolger PaperPort Pro 9 Office. 
Om je bestanden snel te kunnen terugvinden biedt PaperPort een verkennerachtige interface aan met een aantal standaard categorieën en subcategorieën. Uiteraard kan je deze zelf naar believen aanpassen of uitbreiden. Fysiek bestaan deze categorieën simpelweg uit een mappenhiërarchie binnen je "Mijn documenten"-map. Om door het bomen het bos niet uit het oog te verliezen heb je ook in deze versie weer de erg handige SimpleSearch-functionaliteit tot je beschikking. Eerst moet je wel elk item dat je met deze functionaliteit wil gaan opzoeken, toevoegen aan de SimpleSearch index. Gelukkig is er hiervoor een automatische batchprocedure voorzien, zodat je dit karweitje niet telkens manueel moet gaan klaren.
Opdat een bestand later kan teruggevonden worden, is het handig om er allerlei metagegevens aan toe te voegen. Zo kan je het bestand een itemnaam geven, naast de eigenlijke bestandsnaam, of de naam van de auteur, een onderwerp en een aantal trefwoorden. Je bent echter niet gebonden tot het bewaren van je bestanden op je eigen harde schijf. Net zoals bij versie 8 is het weer mogelijk om je bestanden via PaperPortOnline te bewaren op een server van ScanSoft. Ook kan je ervoor kiezen om je digitale archief op een FTP-server te plaatsen, een functionaliteit die ook is voorzien. Verder bevat PaperPort koppeling naar de meest courante Office-applicaties zoals Word, Excel en Outlook. Op deze manier kan je PDF-bestanden snel omzetten naar een ander formaat.
