Organiseer je e-mail

E-mail is een onmisbaar communicatiemiddelen in bedrijven geworden. De gemiddelde manager ontvangt al snel tot vijftig e-mails per dag. In Outlook zijn er weinig tot geen mogelijkheden om deze overvloed te organiseren. Het Amerikaanse bedrijf Caelo denkt een oplossing gevonden te hebben in de vorm van Nelson Email Organizer (NEO). We gingen aan de slag met versie 2.5.

Je kunt NEO downloaden van de Caelo website. De software bevindt zich dan nog in de zogenaamde "trial mode", die je 30 dagen lang
kosteloos mag gebruiken. Als je dan verder wil werken, kun je een registratiecode aankopen. Als je dit doet, kun je bovendien gratis upgraden naar versie 3.0 die binnenkort wordt vrijgegeven.
NEO installeer je naast Outlook. Het is een volledig aparte applicatie, een soort van interface die je een waaier van mogelijkheden geeft om je e-mail te schikken hoe je dat ook wil. In plaats van te
werken met Outlook, kun je dus simpelweg NEO gebruiken, en van daaruit alle taken uitvoeren die betrekking hebben op jouw e-mail.
NEO indexeert de berichten in de Outlook-database. Deze indexen worden opgeslagen in een catalogus die volledig losstaat van Outlook. De bewerkingen die je uitvoert op de e-mail worden echter wel
bewaard en geüpdatet naar Outlook toe. De mails blijven dus volledig beheerd door Outlook. NEO brengt een volledig transparante laag aan tussen de interface en de mailfuncties van Outlook.

Filter en sorteer
Bij het werken met NEO heb je tal van sorteermogelijkheden. Daartoe heeft NEO een aantal van tabbladen die je toegang bieden tot de diverse opties. Zo kun jealle ontvangen of verstuurde e-mail van een
bepaalde correspondent bekijken, of de berichten van de huidige week of dag filteren.

Een andere optie is om op status te sorteren, bijvoorbeeld ‘ongelezen’, ’te versturen’, ‘bewaard’ of ‘aangevinkt’. Op die manier kun je met één enkele muisklik bijvoorbeeld alle ongelezen mail in
een categorie of van een specifieke correspondent te voorschijn halen. Dergelijke mogelijkheden zijn bij de meeste andere mailprogramma’s nog ver te zoeken. Uiteraard kun je ook sorteren op basis van
datum, om alle mails van een bepaalde dag, week of maand te kunnen bekijken. Verder zijn ook de mails met attachments apart te bekijken. Als laatste kun je zoeken naar tekenreeksen in de e-mail,
hetzij in de mail zelf, of in de afzender of het onderwerp.

Met deze filteropties en sorteermogelijkheden bespaar je dagelijks heel wat tijd. Vooral in bedrijven of organisaties waar er heel intensief met e-mail wordt gewerkt, resulteert dat volgens Caelo
in één tot twee uren uitgespaarde tijd per dag per persoon.

NEO vs. Outlook
Uiteraard zijn er heel wat verschillen met het veel gebruikte Outlook. Waar het uiteraard allemaal om draait is de toegang tot de mails. In Outlook wordt nog steeds gebruik gemaakt van de klassiek "inbox"
en "outbox" methode. Deze wordt echter in NEO overboord gegooid, door het gebruik van de diverse weergavemogelijkheden. Let wel dat NEO geen vervanging is voor Outlook. Enkel de interface naar het
emailgedeelte toe is herwerkt en in een apart programma gegoten. Je kunt echter snel naar Outlook overschakelen. Outlook wordt immers op de achtergrond geopend wanneer je NEO opstart. Met één knop kun
je Outlook dan naar de voorgrond halen. Zo zijn functies zoals de agenda in Outlook steeds binnen handbereik.

Compatibiliteit
Er zijn toch ook wat nadelen aan NEO. Het grootste nadeel is dat NEO alleen werkt met Microsoft Outlook. Outlook Express valt dus uit de boot, net zoals het populaire Eudora. Exchange Server wordt
gelukkig wel ondersteund, al schuilt ook hier een addertje onder het gras. Eventuele publieke mappen worden immers door NEO genegeerd. Dat kan in sommige grotere bedrijven een serieus probleem vormen.
Ook het werken met IMAP is er niet bij, wat in Outlook wel een mogelijkheid is. Als je toch acties met IMAP wil uitvoeren, zul je moeten wisselen tussen Outlook en NEO.