Outlook in een nieuw kleedje

Office Outlook 2003, onderdeel van de nieuwe versie van Microsoft Office, is een grondig vernieuwde versie van Microsoft’s e-mailtoepassing. Het pakket heeft een volledig nieuw uitzicht gekregen met verticaal gerangschikte informatie. Er staat tweemaal meer informatie op je scherm dan voordien, wat bijvoorbeeld het scrollen doorheen langere e-mails sterk doet afnemen. Ook kan je met de muisaanwijzer over een bericht gaan, waarbij samenvattende informatie over het bericht in een pop-upvenstertje verschijnt en kort nadien weer verdwijnt. MS Office Outlook 2003 beschikt over mogelijkheden om ongewenste e-mailberichten of spam te herkennen en die onmiddellijk en automatisch in een aparte folder op te slaan of te verwijderen. MS Outlook 2003 bevat een instelbare filter die boodschappen blokkeert aan de hand van een combinatie van het tijdstip van verzending, de structuur en de inhoud van de boodschap. Gebruikers kunnen zelf lijsten aanmaken van betrouwbare en onbetrouwbare verzenders om de filter verder te verfijnen. De ingebouwde filter wordt trouwens regelmatig en automatisch vernieuwd door Microsoft. Om tot slot het binnenhalen van computervirussen te voorkomen, kunnen ook specifieke e-mailbijlagen worden geblokkeerd.
Met MS Outlook 2003 kunnen gebruikers hun e-mailberichten beter rangschikken volgens eigen criteria en sneller doorzoeken. De zoekresultaten komen dan voorlopig terecht in een aparte folder, waarbij de berichten op de achtergrond op hun oorspronkelijke locatie bewaard worden. Het is ook gemakkelijker om prioriteiten te koppelen aan berichten en taken. Wie tijdens het schrijven van mails of het plannen van taken allerlei opzoekingen wil doen, hoeft MS Outlook 2003 niet te verlaten. De toepassing is uitgerust met een “Research”-werkbalk die toegang biedt tot elektronische woordenboeken en allerlei informatieve websites. De gevonden informatie kan jen overnemen in de berichten.
Met MS Outlook 2003 wordt ook het samenwerken en het delen van informatie in een bedrijf gemakkelijker. Zo kunnen gebruikers vanuit hun inbox-, kalender- of contactenscherm korte tekstboodschappen sturen naar collega’s of documenten delen. Wanneer er iets verandert aan een gedeeld document waaraan je meewerkt, kan je bijvoorbeeld instellen om daarvan via een e-mail verwittigd te worden. Ook kan je verschillende kalenders naast elkaar raadplegen om efficiënter afspraken vast te leggen en faxen gaat vanaf nu rechtstreeks vanuit MS Outlook. Daarnaast kan je gezamenlijke inboxen creëren waar alle leden van een projectteam of afdeling toegang toe krijgen. Tot slot kan een gebruiker op eenzelfde scherm e-mails lezen, verzenden en ontvangen van en via verschillende e-mailadressen. Dat kunnen zowel werkadressen, persoonlijke inboxen of internetaccounts zijn.
Microsoft besteedde speciale aandacht aan het beheer van toegangsrechten voor specifieke gebruikers of informatie. Zo kan de afzender de rechten van de ontvanger instellen om berichten en doorgestuurde documenten te openen, door te sturen, te kopiëren of af te drukken. Het is zelfs mogelijk om een vervaldatum op e-mails in te stellen, waarna die niet meer kan worden geraadpleegd of bewerkt. De Information Rigthts Management-functies van MS Outlook 2003 zijn inbegrepen in de professionele editie van MS Office.