Documentbeheer voor iedereen

Efficiënt documentbeheer is al lang niet meer beperkt tot grote bedrijven. Uiteraard zijn er hiervoor complexe applicaties en systemen mogelijk, maar voor kleinere en middelgrote bedrijven, werkgroepen en persoonlijk gebruik kan het ook eenvoudiger, doch even efficiënt. ScanSoft PaperPort Deluxe is hiervoor het meest gebruikte pakket en daarvan is er nu een versie 8.0.

Onlangs kwam na een onderzoek van de University of Surrey en HP aan het licht dat sinds de komst van e-mail zowat veertig procent meer papier op kantoor wordt gebruikt. Een paradox van formaat, maar cijfers liegen niet. Het papierloos kantoor lijkt verder af dan ooit. PaperPort is voor kleine bedrijven en werkgroepen in allerlei bedrijfstakken een hulpmiddel om papieren documenten te verplaatsen naar de pc en deze elektronische documenten te combineren met bestanden die oorspronkelijk op de computer zijn gemaakt. Bovendien kun je met het pakket heel deze documentstroom beheren en overzichtelijk houden.

OEM-markt ontgoeid
PaperPort is vooral bekend als OEM-pakket bij bijvoorbeeld scanners of multifunctionals. Sinds een paar jaar is het bij ons ook apart verkrijgbaar in een iets uitvoeriger Deluxe versie. De basis van het pakket is een op Windows Verkenner gebaseerde interface met duidelijk zichtbare miniatuurafbeeldingen van gescande documenten, foto’s en andere documenten die u overzichtelijk bij elkaar wilt houden. Ondersteunde bestandsindelingen zijn Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), PDF en grafische bestanden zoals JPEG en TIFF. Behalve het samen onder één interface overzichtelijk onderbrengen van al deze verschillende documenten, beschikt PaperPort ook over een indexeermodule om snel een document of verschillende documenten over een bepaald onderwerp terug te vinden. Deze functie SimpleSearch laat je niet enkel toe lokaal opgeslagen documenten te indexeren, maar eveneens bestanden op het netwerk. Voor gescande documenten maakt PaperPort gebruik van de OCR-engine van een ander ScanSoft product, namelijk TextBridge Millennium. Losse vellen scan je natuurlijk één voor één in, al dan niet via een scanner die voorzien is van een automatische documenttoevoer (ADF). In PaperPort kun je al deze losse bestanden echter als één dossier groeperen door ze te stapelen, net alsof het stapels echt papier zouden zijn die opgeborgen zitten in een map. Je kunt de gescande documenten voorzien van commentaar en extra informatie zonder het origineel te wijzigen. De functie FormTyper herkent automatisch de velden van gescande formulieren. Je kunt de nodige informatie dan ook invullen en later afdrukken om het ingevulde formulier te verzenden.Elk via PaperPort gescand document kun je nadien nog bewerken. Het programma heeft zelf beperkte berwerkingsfuncties voor bijvoorbeeld foto’s. Het is natuurlijk ook mogelijk om een gescand document zoals een afbeelding onmiddellijk te bewerken in een van de ondersteunde programma’s waarvan er onderaan snelkoppelingen met grote pictogrammen zichtbaar zijn. Het volstaat dan de miniatuurafbeelding van het document naar de juiste snelkoppeling te slepen. Sleep je bijvoorbeeld een gescande tekst naar de Word snelkoppeling, dan start Word (97/2000/2002) met de in PaperPort ingebouwde OCR-software automatisch op. Het met OCR bewerkte resultaat zie je dan even later in Word.Het gebruik van PaperPort beperkt zich niet tot het scannen, archiveren en beheren van papieren documenten. Je kunt ook bestaande elektronische documenten in het beheersysteem importeren en webpagina’s off line bewaren. Let wel, dit is beperkt tot pagina’s, geen gestructureerde websites. Daarvoor is andere software nodig.

Nieuw in versie 8.0
Eén van de belangrijkste nieuwigheden is PaperPortOnline. Dit is een webstorage service waarbij je tot 25 MB opslagruimte krijgt toegewezen op een daartoe speciale webruimte. PaperPortOnline is beveiligd met SSL (Secure Socket Layers). De interface van deze on line dienst is in tegenstelling tot PaperPort zelf enkel in het Engels. Deze dienst is bij de aanschaf van het pakket één jaar gratis. Daarna dien je ervoor te betalen.In tegenstelling tot eerdere versies is er nu een eigen OCR engine ingebouwd en ondersteunt het pakket naast het bedrijfseigen MAX-bestandsformaat ook externe JPEG en TIFF bestanden om te importeren. Eerdere versies sloegen gescande documenten en foto’s in een uitvoerbaar EXE-bestand op om als bijlage te verzenden. Nu Outlook bijlagen met de extensie EXE automatisch verwijdert om veiligheidsredenen, is gekozen voor HTML als bestandsformaat voor bijlagen. Het programma werkt nu ook feilloos onder Windows 2000 en XP. Naast Office 97 en 2000 wordt nu ook Office XP ondersteund.

Verlanglijstje
Het feit dat PaperPort individuen, kleine bedrijven en werkgroepen beoogt, houdt ook beperkingen in. Zo is in theorie de grootte van de database onbeperkt, maar de praktijk wijst anders uit. Om het geheel werkbaar en snel te houden, zul je er geen database met gigabytes aan gegevens kunnen in bijhouden. Belangrijker nog is het gebrek aan beveiliging. Voor het beheer van louter administratieve documenten is dit wellicht een minder groot probleem, maar voor meer gevoelige documenten toch een serieuze handicap. Net in een gestructureerde en beheerbare documentbeveiliging verschilt een goedkoop pakket als PaperPort van gesofistikeerde document management systemen voor grote bedrijven, banken en verzekeringsmaatschappijen. Op ons verlanglijstje staat ook een goede spellingscontrole. Die mankeert nu helemaal. Het gevolg is dat spelfouten in documenten zonder enige controle in de index terechtkomen.