Groepsgerichtere aanpak

Dit is het tweede deel over onze ervaringen met Office XP Professional Edition. Het vorige deel lees je hier.

Dat veilige gevoel
In Office XP werd op allerlei manieren ook gesleuteld aan de inherente onveiligheid van Windows en van de Net-gerichtheid binnen enkele Office-applicaties. Bij ontstentenis van een crash-proof Windows- en Office-systeem, krijgen je (open) documenten nu toch al een betere bescherming: zodra een Office-applicatie bevriest, verschijnt een venster dat je aanbiedt een hersteldocument te creëren. Je krijgt meteen ook de gelegenheid via het Net een foutenrapport naar Microsoft door te sturen waar het ‘in alle vertrouwelijkheid en anonimiteit’ kan worden onderzocht – en dat kunnen we enkel maar hopen…Maar veiligheid werkt ook op een ander vlak: vanuit Office kun je een document voortaan voorzien van een digitale handtekening. Hiermee garandeer je de ontvanger dat het wel degelijk van jou afkomstig is en dat er onderweg niets aan werd gewijzigd.Microsoft is zich intussen blijkbaar ook goed bewust geworden van het reële gevaar van allerlei vandaalsoftware die je pc’s voornamelijk via het Net (e-mail) binnendringt. Zo kan je als netwerkbeheerder ervoor kiezen om VBA (Visual Basic for Applications) uit te schakelen voor bepaalde personen of groepen. Verder zullen allerlei externe programma’s (met name Trojaanse wormen) niet langer de weg naar je adresboek in Outlook weten te vinden en heel wat programmatypes (zoals .bat, .exe, .vbs) in e-mailattachments krijgen standaard nul op het rekest, tenzij je dat expliciet anders instelt.

Teamwork
De trend die in vorige Office-versies voorzichtig werd ingezet, krijgt in XP een logisch vervolg: de hele suite is er namelijk weer wat ‘groepsgerichter’ op geworden en dat uit zich op verschillende manieren. Wie bijvoorbeeld documenten moet uitwisselen met gebruikers van vorige Office-versies hoeft zich geen zorgen te maken: XP-documenten zijn immers achterwaarts compatible met die van Office 97 en 2000 (Access 97 is de enige uitzondering).Werk je geregeld in teamverband en dienen groepsleden elkaars documenten te reviseren, dan is de optie ‘Verzenden naar E-mailadres (voor revisie)’ een welgekomen aanvulling. Bij de ontvangers worden dan automatisch de nodige revisietools geactiveerd. Als je nadien de gereviseerde documenten terugkrijgt, dan kun je al die versies binnen Office heel makkelijk weer laten samenvoegen en krijg je netjes alle verschillen te zien.Wil je de communicatie binnen jouw team gestructureerd aanpakken, dan heb je wellicht meer boodschap aan de Microsoft SharePoint Team Services die in Office XP zitten geïntegreerd (tenminste in de Professional Special & Developer Edition). SharePoint is een nieuwe serverapplicatie waarmee je rechtstreeks vanuit diverse Office applicaties documenten kunt plaatsen en afspraken, contacten, agenda’s, enz. kunt delen. Dat doe je op een website die ofwel deel uitmaakt van het eigen intranet (vereist een Windows 2000 server met IIS) ofwel op het Net gehost wordt. ISP’s die SharePoint ondersteunen zijn echter nog schaars en daar maakt Microsoft alweer handig gebruik van om hun eigen service op msn.com te promoten. Vind je zo’n bedrijfsmatige oplossing anderzijds toch wel wat overkill, dan neem je misschien genoegen met de MSN Messenger-integratie binnen Outlook: hiermee kun je onmiddellijk zien wie van uw contacten op dat ogenblik ook on line is. Verder kun je vanuit datzelfde Outlook via het Net ook meetings inplannen (free/busy sharing) zonder dat je over Microsoft Exchange Server hoeft te beschikken.

De overstap
Natuurlijk ga je niet lichtzinnig over tot een netwerkwijde upgrade van Microsoft Office en de vraag blijft nog maar of de geschetste voordelen je over de streep kunnen trekken. Volgens een studie eind maart 2001 uitgevoerd door de GIGA Information Group zou ongeveer 50% van de bedrijven binnen het jaar een migratie naar XP overwegen. De grote meerderheid hiervan (40%) zou zich echter in het kamp van Office 97 bevinden, terwijl Office 2000-gebruikers veel minder geneigd zouden zijn de overstap te wagen (8%). Ze wijzen er alleszins op dat een upgrade naar XP (enkel) met de bedoeling beter voorbereid te zijn op het .NET framework weinig zin heeft: er is immers nog te weinig concreets bekend – en vooral beschikbaar – van .NET.Intussen heeft Microsoft zich wel heel wat moeite getroost om de (netwerk-)installatie en implementatie van XP te versoepelen. Zo kan je XP over of naast een oudere versie van Office installeren en worden ontbrekende kernonderdelen van Windows 98 (SE) automatisch aangevuld tijdens de installatie (Windows 95 wordt echter niet meer ondersteund). Gaat het om een installatie over het netwerk, dan kunnen systeembeheerders opteren om een administration image op de webserver aan te maken waarna clients via hun browser de installatie op hun toestel kunnen activeren. In de Office Resource Kit vindt de administrator overigens nog een paar handige tools (Custom Installation Wizard en Custom Maintenance Wizard), waarmee de installatie en het onderhoud nadien nog sterker kunnen worden gecentraliseerd. Tot slot werd ook aan de mobiele gebruiker gedacht: via een speciale Save My Settings Wizard kan elke gebruiker nu de belangrijkste XP-instellingen opslaan (in een bestand of op het Web) en vervolgens importeren op een ander toestel.Minpunt is wel dat je voortaan een installatie eerst moet activeren, hetzij telefonisch hetzij via het Net. Op grond van uw productsleutelnummer en de specifieke hardware van het toestel wordt dan een unieke code berekend. Tijdens deze procedure zouden er volgens Microsoft géén vertrouwelijke gegevens worden ingelezen of bijgehouden en dient het enkel om piraatsoftware tegen te gaan. Voor volumelicenties bestaat er de mogelijkheid om van deze individuele activatieprocedure af te zien. Dat raden we sterk aan, want in een bedrijfsomgeving lijkt productactivatie ons een supportnachtmerrie te zijn.