Dinosaurus in een nieuw kleedje

WinFax is naar informaticanormen een echte dinosaurus. De geboorte van dit programma gaat zelfs helemaal terug in de tijd tot aan de woelige overgangsperiode van DOS naar Windows. De oorspronkelijke, biologische ouders (Delrina Inc.) zijn al lang niet meer onder ons en het weeskind werd vijf jaar geleden liefdevol geadopteerd door Symantec. Ondertussen ligt versie 10 van WinFax Pro in de winkelrekken.

Je kan je afvragen of er in deze, door het internet gedomineerde tijd met moderne mogelijkheden zoals e-mail, webcommunicatie, on line chatten en videoconferentie nog plaats is voor een oubollige technologie als het versturen van een fax. Welk gezond verstand haalt het immers in zijn hoofd om een document in een moderne tekstverwerker in te typen, vervolgens op papier af te drukken en tenslotte over een trage faxlijn door te sturen naar de bestemmeling wetende dat daardoor de elektronische omvang van het document minstens met een factor tien toeneemt en de kwaliteit van het eindresultaat een evenredige duik naar beneden neemt? En dan hebben we het nog niet over de moeite die de ontvanger vaak voor lief neemt om het document via ingewikkelde en tijdrovende operaties zoals OCR (Optical Character Recognition) opnieuw in het oorspronkelijke formaat te herstellen. Onderzoek wijst echter uit dat de mens een raar beest is en dat, vooral in de professionele en bedrijfswereld, nogal wat personen de voorkeur geven aan een papieren kopie (zelfs van inferieure kwaliteit) boven een elektronisch formaat. De toekomst van programma’s zoals WinFax lijkt, voorlopig althans, nog niet in het gedrang te komen.

Recycleer je adresboek
Kwa mogelijkheden biedt WinFax Pro 10 zowat al wat je je maar enigszins wensen kunt. Het versturen van faxen kan vanuit om het even welke Windows-toepassing die toelaat het document naar een printer te sturen. De installatie van WinFax voegt namelijk een virtuele printer aan je systeem toe waarnaar je het te faxen document kunt sturen. Hierdoor activeer je de wizard die je verder stap voor stap begeleidt bij het opstellen van het titelblad, het selecteren of invullen van de bestemmeling en de manier en het tijdstip van verzending. Bestaande documenten kunnen simpelweg als bijlagen aangeduid worden (precies zoals bij een e-mail) of via de nieuwe sleep-en-vergeet methode in het WinFax Drag&Drop Depot verzameld worden. Rechtstreeks inscannen van papieren documenten kan natuurlijk ook. Desgewenst kan je ook met één klik een gedigitaliseerd exemplaar van je handtekening aan een fax toevoegen. Een gevaarlijke optie overigens, want je gooit als het ware je handtekening zo maar te grabbel: er is geen paswoord of andere beveiliging voorzien. Wanneer je tenslotte op de verzendknop klikt, vormt WinFax Pro het hele handeltje elektronische bestanden om naar het juiste faxformaat, slaat het resultaat op in de wachtrij en zorgt voor de correcte verzending op het gepaste moment. Fervente gebruikers van e-mail die af en toe toch een faxje willen sturen, zullen het zeker op prijs stellen dat WinFax Pro bij de installatie automatisch hun adressenboek opspeurt en een dynamische verbinding voorziet. Je kan daarna vanuit WinFax gegevens gebruiken opgeslagen in de meeste populaire PIM’s (Persoonlijke Informatie Managers) zoals ACT!, GoldMine, Lotus Organizer, Outlook en Outlook Express. Het beheer van die adresgegevens kan in de moedertoepassing gebeuren, aanpassingen weerspiegelen zich onmiddellijk en volautomatisch in WinFax.

Gedeelde smart, halve smart
Een verder pluspunt van de installatieprocedure is de automatische herkenning en configuratie van aangesloten faxmodems. WinFax Pro ondersteunt alle MS-TAPI (Microsoft Telephony API) compliant modems (Class 1, Class 2, Class 2.0) alsook ISDN-modems via het CAPI2 protocol. Nieuw is de mogelijkheid om WinFax Pro over een TCP/IP-netwerk te gebruiken als client of host voor faxverkeer. Concreet betekent dit dat wanneer je beschikt over een netwerk van pc’s en slechts één faxmodem, je de pc die verbonden is met het modem kan configureren als host die het modem deelt zodat je vanaf al de andere pc’s eveneens naar hartelust faxen kunt versturen. Ontvangen faxen blijven op de host-computer opgeslagen, maar kunnen vanaf alle andere pc’s wel bekeken of afgedrukt worden.Ook nieuw en wellicht interessant voor kleine bedrijven is de mogelijkheid om WinFax Pro twee modems te laten beheren. Bij intensieve faxopdrachten kan de belasting dan verdeeld worden over twee lijnen of kan je één lijn steeds vrij houden voor inkomend faxverkeer. Je kan WinFax Pro ook opdragen om een fax naar een hele groep mensen te sturen of om met het verzenden van faxen te wachten tot een bepaald, voorgeprogrammeerd tijdstip (bijvoorbeeld de goedkopere daluren).

Concurrentie voor e-mail
Naast het versturen van documenten in faxformaat ondersteunt WinFax Pro nog twee bijkomende protocols om informatie van de zender naar de ontvanger over te hevelen. Indien zowel jij als de bestemmeling over een Class 1 faxmodem beschikt laat WinFax Pro ook toe om elektronische bestanden in binair formaat uit te wisselen. Dit als alternatief van een e-mail met een bijlage. Een tweede extra mogelijkheid bestaat erin om een fax daadwerkelijk per e-mail te versturen. In dit geval wordt het originele document voor verzending omgezet in faxformaat, voorzien van een zelfuitvoerende viewer en verstuurd als aanhangsel aan een e-mailbericht. Voordeel van deze methode is dat de bestemmeling niet over een fax of faxsoftware hoeft te beschikken, noch over de toepassing waarin het origineel werd aangemaakt en dat het document toch verstuurd kan worden in een niet-wijzigbaar formaat. WinFax Pro komt ook tegemoet aan het vaak frustrerende gebrek aan kwaliteit van faxen die foto’s of andere afbeeldingen bevatten. Naast de bekende normale en fijne resolutie biedt WinFax Pro een geheel nieuwe resolutie (fotokwaliteit) speciaal voor het verzenden van beeldmateriaal. Selectie van deze resolutie verlengt aanzienlijk het transmissieproces maar het resultaat mag gezien worden.

Geen junk meer op de fax
Ook op het vlak van faxontvangst biedt WinFax Pro enkele interessante opties. Junk Fax filtering bijvoorbeeld. Indien je meer dan je lief is faxen ontvangt van bepaalde firma’s met ongevraagde reclame of berichten, kan je WinFax opdracht geven om op basis van CallerID of CSID faxen van bepaalde origine gewoonweg te negeren. Ontvangen faxen kun je met de nieuwe versie trouwens wegschrijven naar om het even welke folder op uw harde schijf terwijl het beheer vanuit de WinFax Message Manager intakt blijft. Handig voor wie faxen wil klasseren per project of per klant, zonder het centrale overzicht te verliezen. Voor uithuizige faxfanaten biedt WinFax Pro de mogelijkheid om faxen door te sturen naar een ander faxnummer of een e-mailadres. Je kan ook een notificatie krijgen per e-mail, SMS of op je bieper telkens een nieuwe fax binnenrolt. Het vanop afstand opvragen van binnengelopen faxen behoort eveneens tot de mogelijkheden. WinFax Pro beschikt tevens over een ingebouwde OCR-module om de fax na ontvangst terug om te zetten in een elektronisch manipuleerbaar formaat. Helaas brengt die module er niet veel van terecht. Jammer ook dat WinFax Pro nog steeds niet de mogelijkheden van smart modems ondersteunt. Dit betekent dat je steeds je pc moet laten opstaan met WinFax Pro draaiend om faxen te kunnen ontvangen, zelfs indien je de gelukkige eigenaar bent van een slimme fax met voldoende geheugen om autonoom faxen en andere berichten te ontvangen (zoals de befaamde Olitec modems van Franse makelij). WinFax Pro laat helaas niet toe om in dergelijke modems opgeslagen faxen binnen te halen.