Relatiebeheer voor teams

Contact management of contactenbeheer is in volle evolutie en uitbreiding. De meeste Personal Information Managers (PIM) evolueerden naar Contact Managers en die evolueren op hun beurt naar nog uitgebreidere en nieuwere concepten zoals CRM (Customer Relationship Management). Act! 2000 is daar een mooi voorbeeld van. Ook andere contact managers zoals Goldmine en Maximazer gaan de CRM-toer op. Het Belgische Link ziet het anders.

Link is altijd al een buitenbeentje geweest en evolueert nu naar een nieuw concept wat het bedrijf zelf Relationship Management for Teams oftewel RMfT noemt. Daarmee overstijgt Link het gegevensbeheer van contact- en salesmanagement. Versie 5 is dan ook sterk uitgebreid tegenover de vorige versie. Een aantal concepten zijn bewaard gebleven en gebruikers van de vorige versie zullen heel wat functies ook in Link 5.0 herkennen. Toch is het een volledig vernieuwd 32-bit product.

Client/Server installatie
Het best komt Link 5.0 tot zijn recht in een client/server omgeving. Daarom ook testten we de Enterprise versie. Link is gestructureerd in drie lagen. Bovenaan heb je natuurlijk de client-laag. Daaronder zit de Link Application Server en daaronder de koppeling naar de bedrijfsdatabase. Dat kan Interbase zijn, Oracle of Microsoft SQL Server. Uiteraard wordt ook ODBC ondersteund. Link 5.0 biedt ook connectie met ERP (Enterprise Resource Planning)-systemen zoals SAP en Baan en uiteraard is er een nauwe samenwerking met Microsoft Office, vooral met Word, Excel en Outlook. Wij gebruikten de Interbase voorbeelddatabase lokaal bij gebrek aan een geïnstalleerde SQL-omgeving. Een aantal mogelijkheden hebben we daarom niet kunnen bekijken, maar toch voldoende om een overzicht te krijgen van de belangrijkste concepten en functies.

Outlook-look
Wat onmiddellijk opvalt is de doorzichtige interfacestructuur van Link. In een Outlook-achtige interface ziet u onmiddellijk de zes hoofdmodules die, jawel, allemaal aan elkaar zijn gekoppeld. Met het bedrijvenboek maakt u records aan met de nodige bedrijfsinformatie. In Link noemt men dit gepersonaliseerde bedrijfsfiches. Op elke fiche kun je de lijst van verbonden contacten raadplegen, evenals een lijst met de meest relevante dossiers of de dossiers die aan jezelf zijn gekoppeld. De lijst van verbonden bedrijven laat toe om relaties tussen bedrijven te beheren zoals moederbedrijf/dochterbedrijf, partner of onderaannemer. Het contactenboek laat je toe zogenaamde contactfiches aan te maken. Op elke fiche vind je een lijst van de acties, documenten en relevante dossiers, verbonden bedrijven, een memozone en ook enkele configureerbare vrije velden.

Dossierbeheer
De derde module is het dossierbeheer. In een Link-dossier kun je snelkoppelingen naar documenten en acties klasseren per thema, per project of per bedrijf. Je maakt dossierfiches aan die gekoppeld zijn aan de betrokken bedrijven en personen/contacten. Aan elk dossier kun je in principe een onbeperkt aantal subdossiers koppelen. Dan zijn er nog enkele traditionele modules zoals een agenda met dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse views. De agenda is afhankelijk van de Link-instellingen een individuele of groepsagenda. In dit laatste geval kun je er ook vergaderingen mee beleggen. De agenda biedt functies als conflictdetectie en alarm en is gekoppeld aan de actielijst. Die actielijst is gerangschikt volgens prioriteit met automatische overdracht van de niet uitgevoerde acties. Je hebt directe toegang tot de contact-, bedrijfs- of dossierfiche die gekoppeld is aan een bepaalde actie. De documentenlijst toont de documenten per gebruiker of gesorteerd op naam, datum of referentie. Ook hier heb je onmiddellijke toegang tot de fiche van het verbonden bedrijf, contact of dossier.

Extra functionaliteit
Naast de standaardmodules is Link 5.0 ook uitgebreid met extra functies. Zo is er een sterk verbeterde communicatie met standaardapplicaties al MS Office. Je kunt Word-sjablonen aanmaken en gebruiken vanuit Link voor de geautomatiseerde aanmaak van documenten. Deze documenten kun je archiveren in de databank van Link en zijn op elk ogenblik opvraagbaar in hun oorspronkelijke toepassing vanuit het dossier, contact, bedrijf of de lijst van documenten. Alle Word, Excel of PowerPoint documenten en ook grafische bestanden kun ke invoegen in de database of er als snelkoppeling mee verbinden. Er is ook een integratie van het interne brievenbus-applet met Exchange of Outlook waardoor de beperkingen van de geïntegreerde e-mail functies voor een deel wegvallen. Het spreekt vanzelf dat u via SQL uitgebreide query’s en rapportagemogelijkheden hebt. Het maken van query’s wordt vergemakkelijkt met de Query Aanmaak Wizard. Met de configuratietool kun je vrije velden configureren met een onbeperkt aantal types, acht tabs per type en twaalf velden per tab. Je kunt hier nok nog andere aspecten configureren zoals groepen gebruikers en toegangsrechten per gebruiker of groep.

Uitbreidingen
De ‘multi-tier’ (meerlagen)-architectuur van Link 5.0 laat je toe om gegevens te consolideren en te repliceren. Zo is Link Anywhere een add-on product dat gegevens tussen notebooks en de NT server synchroniseert en consolideert. Je hebt hiervoor twee mogelijkheden. Ofwel offline via een modem, ofwel online via een aansluiting aan het LAN-netwerk. Een variante op Link Anywhere is Link Anywhere Server to Server. Deze module maakt het mogelijk gegevens onmiddellijk te raadplegen en uit te wisselen tussen twee geografisch van elkaar verwijderde Link-servers. Hiervoor heb je wel een ISDN-lijn nodig die voor niets anders wordt gebruikt. Link VPN zorgt dan weer voor de raadpleging en uitwisseling van gegevens tussen twee Link-servers met behulp van een Virtual Private Network. Link Intranet tenslotte een webversie van Link, ontwikkeld voor intranetomgevingen en werkend via de webbrowser.

Bezint Voor Ge Begint
Link 5.0 is niet zomaar een pakket dat je aanschaft en waarmee je in een wip aan de gang kunt gaan. Er is voorafgaand wat voorbereidend werk nodig. Link heeft een eigen concept dat je eerst onder de knie moet hebben. Eens je gedetailleerd weet wat er allemaal achter steekt en hoe een en ander werkt, kun je beslissen of het pakket nuttig is of niet. De leercurve is door het aparte concept vrij hoog. Gelukkig hoeft niet iedere potentiële gebruiker van Link het pakket tot in de finesse kennen. Het volstaat als er een paar collega’s de volledige training volgen en het personeel stelselmatig verder opleiden. Je kunt ook stapsgewijs Link laten renderen. Het is immers pas na verloop van tijd dat het pakket zijn effectiviteit toont. Je kunt beginnen met Link te gebruiken als centrale adres- en contactdatabase om later stelselmatig meer van de functionaliteit te gebruiken.Een ander probleem dat u vooraf moet onderkennen is de workflow. Link heeft door zijn apart concept een eigen manier voor het beheer van gebruikers, groepen en bedrijfsprocessen. Wanneer je beslist dat Link in jouw organisatie nuttig kan zijn, moet je zeker een analyse maken van de workflow en bedrijfsprocessen nu en hoe die te laten passen in het Link-concept. Dit concept past zich immers niet aan aan jouw bedrijf of organisatie.