Een ervaring rijker?

31 mei 2001 was de datum waarop CSA Bill Gates de officiële release van Microsoft Office XP (eXPerience) aankondigde. Wij bekeken al eens een bèta-versie in het Engels. Inmiddels zijn onder meer ook Franse en Nederlandse versies verkrijgbaar. Redenen voor een upgrade zijn er in overvloed, als we Microsoft mogen geloven: meer gebruikersvriendelijkheid, hogere productiviteit, betere beveiliging, vlottere teamwerking en een efficiëntere installatie. Wij gingen het voor je na aan de hand van Office XP Professional Edition. Dit is het eerste deel van onze ervaring. Deel twee lees je hier.

Neem je de promotionele brochures rond Office XP door, dan worden je vooral de nieuwe taakvensters (Taskpanes) en infolabels (SmartTags) als het summum van gebruikersvriendelijkheid voorgehouden. Waarover gaat het precies?

Taakvensters
duiken standaard bij elke geopende Office-applicatie op. Je kan ze beschouwen als een soort wizards die het uitvoeren van bepaalde taken vergemakkelijken, maar die je wel toelaten dat vanuit een apart venster te doen zonder je huidig document te verlaten. Zo’n taakvenster neemt weliswaar extra schermruimte in beslag, maar je kan ze ook (tijdelijk) weer verwijderen. Een typisch taakvenster is ‘Zoeken’, dat je op grond van uitgebreide criteria toelaat op zoek te gaan naar bepaalde bestand(ssoort)en op jouw schijf of op het Web. Ook documentopmaak staat bij een aantal taakvensters hoog in het vaandel: in Word b.v. kun je op deze manier heel makkelijk een selectie maken uit talrijke sjablonen (ook op het Web), en in Powerpoint krijg je het gamma aan kleuren- en animatieschema’s voortaan in miniatuur te zien. Tot op zekere hoogte zijn sommige van deze taakvensters ook contextgevoelig: plaats je bijvoorbeeld een item in het klembord, dan krijg je automatisch het ‘Klembord’-taakvenster te zien. De functionaliteit van dit klembord werd overigens uitgebreid: voortaan kun je er 24 items in kwijt en het taakvenster toont je die eveneens in miniatuur.

Infolabels
zijn kleine knoppictogrammen die op strategische momenten in je document opduiken. Bijvoorbeeld wanneer je in Excel een foute cel-input geeft, of wanneer Word een (ongewenste?) auto-correctie heeft doorgevoerd. Vanuit dit pictogram kun je dan een snelmenu openen en de gewenste actie selecteren. Belangrijk is echter dat dergelijke infolabels uitbreidbaar zijn en bedrijven met ervaring in het ontwikkelen binnen een Office-omgeving kunnen daar wellicht hun voordeel mee doen. Op de website van Job@ vind je een voorbeeld van zo’n gratis downloadbare SmartTag. Ze laat je toe bij bepaalde sleutelwoorden (zoals ‘sollicitatie’) binnen Word jouw CV rechtstreeks van de site te halen en in jouw document te plaatsen.

In kleine hoekjes
Totaal nieuwe functies liggen echter niet dik bezaaid in Office XP. Wel tref je er eindelijk ingebouwde OCR-ondersteuning aan, zodat je rechtstreeks vanuit een Office-applicatie de scanner kunt aanspreken en het ingescande tekstdocument kunt bewerken.Een vertaalmodule werd eveneens voorzien, maar die blijkt vooralsnog zo beperkt dat ze nauwelijks bruikbaar is: in onze versies bleek namelijk enkel een woord-per-woord vertaling mogelijk van het Engels naar het Frans en omgekeerd. Wel kun je rechtstreeks aanloggen bij online vertaaldiensten, maar standaard heeft zich alvast geen enkele dienst in het Vertaal-taakvenster aangemeld. Op het spraakherkenningsfront valt er al even weinig spectaculairs te beleven: spreek je geen Engels, Chinees of Japans, dan hou je toch maar beter je toetsenbord bij de hand. Maar functionaliteit schuilt blijkbaar ook in kleinere hoekjes… Zo kun je nu tegelijk aparte tekststukken in Word selecteren, en vervolgens bewerken. Excel verraste ons met de standaard mogelijkheid om een gegevenstabel rechtstreeks vanuit het Web in een rekenblad te plaatsen om die vervolgens op gezette tijden automatisch te verversen (oudere versies van Excel kunnen dit ook via een apart te installeren module). Ook handig is het nieuwe controlevenstertje: voortaan zijn belangrijke cellen maar één klik van je verwijderd, zelfs als die zich in een ander werkblad bevinden. Wie geregeld PowerPoint-demonstraties ten beste geeft, kan zijn objecten voortaan ook allerlei capriolen laten maken langs zelfs uitgetekende paden. Je weet je daarbij ook gesteund door (magnetische) raster- en hulplijnen. Verder kun je ook andere diamodellen (masters) toepassen op verschillende secties binnen uw presentatie. Bescheidenheid troef in het ‘nieuwe’ Access, maar jezal wellicht weten te appreciëren dat je de functie ‘ongedaan-maken’ nu haast onbeperkt kunt inroepen. Outlook werd met deze XP-versie meteen een stuk overzichtelijker: voortaan krijg je al jouw reminder-venstertjes netjes in één lijst te zien en kunnen afspraken in een andere kleur verschijnen op grond van door jou ingestelde criteria. Je kunt nu ook al je reminders in één keer uitstellen: een hele opluchting voor mensen die in de huidige versie van Outlook worden geconfronteerd met tientallen reminders die ze elk individueel moeten uitstellen.