Schemaatjes maken

OrgDesigner profileert zichzelf als een hulpmiddel voor kennisbeheer (knowledge management). Hoewel deze zelfverheerlijking ons een tikkeltje overroepen lijkt, biedt deze nieuwkomer van het Nederlandse bedrijf STAR Business Solutions vast en zeker een aantal interessante perspectieven voor wie meer inzicht in de organisatie van zijn bedrijf wil verwerven.

De eerste stap in het optimaliseren of verbeteren van bedrijfsprocessen is uiteraard het in schema brengen van de werking van het gehele bedrijf, de structuur ervan en vooral de samenhang van de diverse eenheden en de onderlinge wisselwerkingen. Voor een bedrijfje met slechts een handvol werknemers kan de zaakvoerder dat overzicht bij wijze van spreken nog vanuit zijn bureaustoel opsnuiven door de open deur van zijn kantoor. Bij bedrijven met een groter aantal werknemers of met gedecentraliseerde vestigingen biedt een dergelijke manier van kennisbeheer echter evenveel informatie als koffiedik kijken. In dergelijke gevallen kan een geïnformatiseerd hulpmiddel soelaas bieden. OrgDesigner is zo’n hulpmiddel, kakelvers nog wel, want de allereerste release zocht zijn weg naar het grote publiek rond de eeuwwisseling en werd begin dit jaar opgevolgd door een eerste grote revisie (versie 2.0.0.1).

Grafisch
In eerste instantie biedt OrgDesigner een grafische interface naar een achterliggende relationele databank (de ‘dictionary’) die toelaat om de meest relevante informatie betreffende de bedrijfsstructuur op een gemakkelijke en intuïtieve manier vast te leggen. Vooreerst natuurlijk de verschillende organisatorische eenheden (departementen of diensten) waaruit uw bedrijf is opgebouwd, de personen die er tewerkgesteld zijn, de posities die zij bekleden en de activiteiten waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Deze informatie kan in de boomstructuur van OrgDesigner met enkele muisklikken en wat typwerk ingegeven worden. OrgDesigner behoedt u daarbij voor dubbel werk. Registreert u bijvoorbeeld drie nieuwe werknemers (persons) als helpdeskmedewerker (has as position) voor het departement IT (is position of) dan zal OrgDesigner automatisch de samenstelling van de objecten IT-departement (Org.Units) en Helpdeskmedewerker (Positions) in de boomstructuur aanpassen en de nieuwkomers weergeven. Hoewel de geregistreerde informatie op meerdere plaatsen binnen OrgDesigner zichtbaar en bruikbaar is, zit elk gegeven slechts één keer in de databank. Een correctie aan een record in de databank zal dan ook onmiddellijk doorgevoerd worden in alle diagrammen of matrices waar die informatie gebruikt wordt. Door deze automatische overerving en het redundante karakter van de ‘dictionary’ is het beheer en de registratie van bedrijfsgegevens in OrgDesigner geen complexe of onaangename bezigheid. Het gebruiksgemak wordt enkel een beetje overschaduwd door het ontbreken van een batch-update mogelijkheid. Wenst u bijvoorbeeld zes personen van dienst te veranderen, dan zit er niks anders op dan de zes betrokken records individueel aan te passen.

Frustrerende diagram-editor
Na de registratie van de basiselementen kunt u vervolgens de onderlinge samenhang grafisch uitwerken in één van de vier types van diagrammen. Het organisatiediagram beschrijft de hiërarchische samenhang van de eenheden terwijl de onderlinge informatiestroom opgeslagen kan worden in een communicatiediagram. Een activiteitendiagram legt via een soort flowchart vast welke de opeenvolgende stappen zijn in het uitvoeren van een bepaalde taak (zoals het opstellen van een offerte of het verzenden van een factuur) en de hiërarchische activiteitendiagrammen bevatten de onderlinge samenhang van de verschillende activiteiten. Tastbare resultaten van een activiteit (een eindproduct, een formulier of een brokje informatie) die van de ene cel naar de andere stromen, kunnen als product in de boomstructuur geregistreerd worden. Ondersteunende documenten (zoals verkoopsvoorwaarden, gevolgde normen of werkinstructies) vinden hun plaats in het vak ‘referentiedocumenten’ en waar de verschillende processen logistieke steun krijgen van geïnformatiseerde systemen kunt u deze IT-middelen eveneens registreren onder het kopje informationsystems.

Editor
Voor het opstellen van deze diagrammen en stroomschema’s biedt OrgDesigner een vrij rudimentaire editor. Deze module is wat magertjes uitgevallen en ondersteunt net de meest elementaire functies om organigrammen en flowcharts op te stellen, maar beslist niet meer. Het grote voordeel van de editor is de synchronisatie met de databank: nieuwe elementen kunt u net zo goed definiëren of aanpassen in de diagram-editor als in de boomstructuur. Het automatisch genereren van diagrammen aan de hand van in de ‘dictionary’ gedefinieerde relaties levert echter doorgaans een teleurstellend resultaat op dat zonder flinke manuele interventie niet bruikbaar is. U zult flink in de muis moeten kruipen om de bouwstenen van zo’n schema te herschikken als u tot een aanvaardbaar en overzichtelijk schema wilt komen en zelfs dat loopt niet van een leien dakje. Het automatisch hertekenen van de verbindingslijnen (toch een basisfunctie voor orgcharters) blijkt binnen OrgDesigner te zijn toevertrouwd aan een nogal eigenwijs en koppig stukje code. Er zijn wel functies beschikbaar voor het uitlijnen en evenwichtig verdelen van de diverse objecten, maar het is niet mogelijk om meerdere objecten tegelijk van plaats of van grootte te veranderen. Er is ook geen ‘auto fit’ optie voorzien die de grootte van de vakjes automatisch optimaliseert voor de omvang van de tekst. U zult bijgevolg genoegen moeten nemen met het manueel en individueel op maat brengen van tekstkaders.

Synchronisatieperikelen
OrgDesigner hecht ook het nodige belang aan een doorgedreven integratie in de beschikbare IT-infrastructuur van het bedrijf. Omdat de meeste bedrijven doorgaans reeds beschikken over een weelde aan organisatorische informatie in één of ander digitaal formaat, biedt OrgDesigner import/export functies die moeten toelaten om bestaande gegevens, via een ODBC link, over te pompen uit externe bronnen zoals MS Access, MS Excel of Oracle. Voor de uitvoer naar externe databases (zoals MS Access) kan OrgDesinger scripts genereren die automatisch een lege database aanmaken met de nodige, correct gestructureerde tabellen. We konden het niet nalaten deze toch wel belangrijke functionaliteit uit te testen. Jammer genoeg bleek het gegenereerde script enkel compatibel te zijn met Access97 en beet Access2000 er de tanden op stuk. Gelukkig is het mogelijk om de template die aan de basis van de script ligt, zelf aan te passen, waarna de export vlekkeloos verliep. OrgDesigner biedt jammer genoeg geen tweewegsynchronisatie voor dergelijke externe gegevens. Met andere woorden, indien u gegevens exporteert vanuit OrgDesigner naar Access om deze gegevens via een Access-toepassing bij te werken en u wilt de gegevens in OrgDesigner actualiseren via een import, dan blijft u jammer genoeg op uw honger zitten. OrgDesigner merkt wel de verschillen tussen de interne en de externe gegevens op (en rapporteert deze zelfs netjes), maar importeert tegelijkertijd doodleuk een tweede set records zodat u opgescheept zit met een dubbele set informatie die voor de helft verouderd is.

HTML en XML
OrgDesigner komt wel sterk uit de hoek wat betreft de export van informatie naar kant en klare webpagina’s in HTML of XML. De vormgeving van deze webpagina’s is vastgelegd in een aantal templates die de gebruiker ook weer naar zijn eigen wensen kan kneden. Het resultaat van de HTML of XML export kunt u zo naar de webserver copiëren. Wanneer de gegevens binnen OrgDesiger gewijzigd worden volstaat een hernieuwde export op de webpagina’s op te frissen. In tegenstelling met de importfunctie biedt OrgDesigner hier wel een synchronisatie. Het onderhouden van de intra- of internet bedrijfswebserver is hierdoor een fluitje van een cent.