Georganiseerd in 2001

Een nieuw jaar, een nieuwe eeuw én een nieuw millennium. Wellicht tijd om eens na te denken over jouw agendabeheer. Hoewel het drukke tijden blijven voor verkopers van papieren agenda’s, worden de stapels in warenhuizen steeds kleiner. De papieren agenda krijgt immers al een hele tijd concurrentie van verschillende elektronische equivalenten. Tijd voor DiskIdee dus om ‘de virtuele agenda’ eens beter onder de loep te nemen.

Wat zeg je wanneer je een kennis tegenkomt? Je begint niet meer over het weer, wel over hoe druk je het op je werk wel hebt. Ook vrouwlief heeft een druk bestaan in deze hectische tijden. De was en de plas én dikwijls nog een full-time job én met de familie nog een sociaal leven proberen te hebben. Menig man en vrouw steken wekelijks de koppen bij elkaar om… beider agenda’s op elkaar af te stemmen. Agenda’s zijn dus cruciaal geworden in een goede relatie.

Uitkijk 2000
Dé allesomvattende elektronische agenda is ontegensprekelijk Microsoft Outlook 2000 (alle links in dit artikel openen een nieuw vensterw). Outlook? Dat is toch een e-mailprogramma? Ja natuurlijk, maar Outlook is veel meer. Het is eigenlijk je elektronische secretaresse, het elektronische zenuwcentrum of dispatching center van je pc. Outlook bevat een zeer uitgebreide e-mail client, maar ook een zeer uitgebreide agenda en takenbeheer om van het bijhouden van allerlei contactpersonen nog maar te zwijgen. Wat Outlook allemaal in zijn mars heeft, is al eerder uitvoerig uit de doeken gedaan. Outlook is door zijn allesomvattend concept uniek in zijn soort, maar dat heeft ook een aantal mindere kantjes. Vooreerst is er de complexheid van het programma, dat voor wie eerder een eenvoudig rechttoe rechtaan programma zoekt wellicht wat teveel is van het goede. Sommigen zien het bos niet meer door de bomen. Outlook is ook een vrij groot pakket dat op nogal wat systeembronnen continu beslag legt en op sommige oudere pc’s log en traag overkomt. Bovendien is het niet gratis. Je moet het apart aanschaffen of het maakt deel uit van Office 2000. Voor wie gewoon thuis beperkt een elektronische agenda wil bijhouden, kan beter elders terecht.

Works Agenda
Werk je met een van de recentere versies van Microsoft Works, dan kun je voor al je afspraken terecht bij Works Agenda. Works Agenda is een sterk uitgeklede versie van de agendafunctie uit Outlook. Alleen de kalender blijft over. De functie ‘contactpersonen’ uit Outlook zul je hier tevergeefs vinden. Daarvoor kun je terecht bij Outlook Express. Outlook Express 5.5 en Works Agenda samen vormen als het ware een mini-‘Outlook’. Works Agenda houdt al je afspraken bij in een eenvoudig pakketje. Niet meer, niet minder. Wel kun je je afspraken ordenen volgens verschillende categorieën en steeds weerkerende afspraken hoef je slechts één keer in te tikken. Wel jammer dat je een apart takenbeheer moet missen. Geen te-doen lijstjes dus.

Corel WordPerfect 2000 InfoCentral
Ik weet niet in hoeverre WordPerfect nog fervente aanhangers heeft, maar de Corel WordPerfect Suite 2000 bevat een vrij uitgebreid kalenderbeheer dat qua functionaliteit min of meer het midden houdt tussen Outlook 2000 met alle toeters en bellen en het slechts voor privé-doeleinden bedoelde Works Agenda. Wel zul je in InfoCentral geen e-mail client vinden. Het pakket is opgesplitst in een viertal afzonderlijk te starten programma’s. Voordeel is dat een en ander niet zo log aandoet, nadeel is dan weer dat je meer programma’s moet starten en verschillende functies over al deze programma’s versnipperd zijn. Er is het Corel InfoCentral kalenderprogramma waarin je al je afspraken (‘gebeurtenissen’ in het Corel-jargon) en taken kunt beheren. Uiteraard is het een totaal andere interface als de kalender- en taakbeheerfunctie van Outlook 2000, maar qua functionaliteit zul je hier ongeveer hetzelfde terugvinden. Met het Corel InfoCentral adresboek hou je je adressen bij. Dit programma beheert tevens de adressen die je eerder al in het Windows adresboek hebt ingegeven. InfoCentral Memo laat je toe om korte memo’s te schrijven die eruit zien als elektronische Stickies. Ook dit vind je terug bij Outlook 2000. Wat InfoCentral wel extra heeft tegenover Outlook 2000 is het programma InfoCentral Kaartenbak. Hiermee kun je heel wat extra informatie kwijt. Het is een flatfile databaseprogramma met vrij veel mogelijkheden. Leuk is dat er een heleboel databases al zijn meegeleverd, zoals een wijndatabase en muziekdatabase.

Kalender InfoCentral
Het kalenderprogramma InfoCentral 9 toont je bovenaan een maandoverzicht van verschillende maanden tegelijk. De onderste helft van het venster is gesplitst in een dag- of weekagenda met de afspraken aan de linkerkant en een overzicht van de dagtaken aan de rechterkant. Heel handig is dat je voor verschillende personen eigen kalenders kunt aanmaken die allemaal in het kalendervenster verschijnen in een tabvenster. Zo spring je gemakkelijk van de kalender van Jan naar die van Hilde of Piet. Wat het takenbeheer betreft moet InfoCentral wel het onderspit delven en in Outlook 2000 zijn meerdere erkennen. Team-functies die voor bedrijven nuttig zijn, zul je niet terugvinden in InfoCentral. Wel is het gemakkelijk om steeds terugkerende taken of afspraken in te plannen.

Time & Chaos
Natuurlijk zijn er nog alternatieven. Heb je geen Office-pakket met Outlook of WordPerfect Suite noch Microsoft Works, dan heb je letterlijk dertien in een dozijn PIM-programma’s in het freeware en shareware-circuit. Jammer genoeg zijn de freeware-versies heel dun gezaaid en gaat het meestal om shareware-programma’s die slechts een paar weken tot een maand gratis zijn uit te proberen. Daarna moet je met centen over de brug komen. Wanneer je enkele softwarebibliotheken op het web bekijkt zoals Download.com, Tucows of Winfiles, dan vind je wellicht honderden agendaprogramma’s en iets uitgebreider, heuse PIMs. Bij wijze van voorbeeld kies ik er eentje uit die al een hele tijd meegaat en dus zijn sporen heeft verdiend: Time & Chaos.

Overzicht
Time & Chaos is al aan versie 5.38 toe. De eerste versies dateren nog uit de Windows 3.X-tijd en het programma heeft de producent Isbister bepaald geen windeieren gelegd. De interface is overzichtelijk, maar biedt toch veel informatie in één oogopslag. Je ziet een maandoverzicht en een elektronisch telefoonboek van je contactpersonen en onderaan twee vensters met respectievelijk je afspraken en taken voor een bepaalde dag. Een en ander werkt heel vlot, ook omdat de belangrijkste gegevens op één scherm overzichtelijk zichtbaar zijn. Het programma is in de verste verte niet zo log als Outlook 2000, maar je krijgt er toch de basisfuncties van. Wanneer je Time & Chaos gebruikt in samenwerking met een pda (persoonlijke digitale assistent) is er goed en slecht nieuws. Het slechte nieuws is dat er alleen voor Palm-gebruikers een synchronisatiemogelijkheid bestaat in de vorm van het programmaatje ChaosSync. Voor Palm-gebruikers is dit natuurlijk goed nieuws, maar dat is het niet voor wie verknocht is aan een andere pda. Bovendien is ChaosSync niet gratis, maar kost het 25 dollar. Het programma gebruikt de HotSync-functie van de Palm. Deze beperking zal ondanks de vele goede aspecten van het programma velen evenwel doen afhaken.

Elekronische agenda en PDA
Allemaal leuke programma’s, maar hoe zit het wanneer je al de beschikking hebt over een pda of handheld-computer? Zo’n ding kun je trouwens ook meenemen en het kan je onderweg attent maken op afspraken en taken. Bovendien kun je ook buitenshuis nieuwe afspraken toevoegen en allerlei andere gegevens up-to-date houden. Een elektronische agenda, hoe gesofistikeerd ook, blijft gebonden aan je pc. Uiteraard vervalt deze beperking wanneer je beschikt over een notebook, maar dat laten we even buiten beschouwing. Waarom zou je dus je afspraken en taken dubbel beheren, zowel op pc als op je pda? Gelukkig hoeft dat niet. Er zijn conversieprogramma’s voor gebruik met verschillende pda’s. Voordeel van een elektronische agenda op je pc boven een pda is dat je op je pc afspraken en taken gemakkelijker kunt intikken dan op een pda, zelfs als die pda een Psion is. Bovendien kun je een pda wel meenemen, maar wat als een medewerker voor jou op kantoor een afspraak heeft gemaakt terwijl jij onderweg bent? Een elektronische agenda biedt ook veel meer overzicht dan een pda. In vele gevallen kun je zowel op je pc als op je pda je afspraken en taken bijhouden zonder alles dubbel te moeten invoeren. Alle Windows CE en Pocket PC pda’s werken bijvoorbeeld moeiteloos samen met Outlook 2000, dat dikwijls in de Engelse versie meegeleverd wordt. Leuk, maar hoe zit het met de conversie tussen een programma als Outlook 2000 en bijvoorbeeld een Psion of Palm?

Palm
De samenwerking tussen Outlook 2000 en Palm gaat vlekkeloos. Wel moet je een stukje software installeren (HotSync) dat detecteert wanneer je je Palm in de cradle steekt en automatisch Outlook 2000 synchroniseert met je Palm. In Corel InfoCentral 9 moet je gewoon naar het menu Extra gaan in de InfoCentral Kalender en daaruit de optie Pilot-kanalen kiezen. Deze optie is natuurlijk uitgegrijsd wanneer je niet over een Palm beschikt, maar is wel actief wanneer het apparaatje via zijn cradle wel aan de pc hangt. Het komt er nu gewoon op aan om de juiste instellingen te kiezen. Je kunt bijvoorbeeld aanduiden welke onderdelen je wilt synchroniseren: je afspraken, adresboek, takenlijst of memo’s. Zoals eerder al gezegd, is de synchronisatie van het programma Time & Chaos met een pda slechts beperkt mogelijk. Alleen wanneer je over een Palm of Visor beschikt, kun je je gegevens synchroniseren.

Psion
Heb je een Psion, dan kun je PsiWin gebruiken om je Psion te laten babbelen met je pc. Je doet er best aan de recentste versie 2.3 te gebruiken omdat die zich naadloos met Outlook integreert. Eerdere versies van PsiWin hadden een eigen pc-versie van een adresboek en agenda, maar waarom het warm water opnieuw uitvinden? PsiWin 2.3 maakt gebruik van de Outlook-modules Agenda, Contactpersonen en Taken om rechtstreeks met de Psion-equivalenten te synchroniseren.

Agenda op het web
Altijd bij de hand en toch niks hoeven mee te zeulen. Dat is de grote troef van elektronisch agendabeheer via het web. Dat ‘altijd bij de hand’ moet je natuurlijk met een korreltje zout nemen, want niet overal heb je toegang tot het web. Toch kan het handig zijn wanneer je bijvoorbeeld op kantoor via het web dezelfde ‘virtuele agenda’ kunt delen met je partner thuis en de kinderen op de unief. Of wat dacht je van een bedrijf uit KMO of MKB die zo’n virtuele agenda gebruikt voor iedere medewerker? Zo’n virtuele agenda kan inderdaad handig zijn. Er zijn wel een aantal voorwaarden. Wat bijvoorbeeld met de privacy? En is het gratis? Dit laatste hangt van de dienst af. Microsoft MSN US heeft zo’n virtuele kalender, al is er geen gelokaliseerde versie op de Belgische website te vinden. De Belgische website van ZDNet heeft wel zo’n virtuele agenda, MobileOffice. Deze dienst wordt uitgebaat door een extern bedrijf van eigen origine, maar voor een volwaardige functionaliteit in bedrijfsverband moet je wel maandelijks ongeveer 190 frank (4,75 euro) betalen. Particulieren die van de belangrijkste functies gebruik willen maken zonder de extra liflafjes, kunnen wel gratis terecht bij ZDNet MobileOffice.

MobileOffice
Om van de dienst gebruik te kunnen maken, moet je je wel eerst gratis registreren. Hierbij hoef je, naast het invoeren van de traditionele persoonlijke gegevens, slechts je bedrijfssituatie op te geven: klein bedrijf van minder dan tien medewerkers, middelgroot bedrijf tot 200 medewerkers, een groot bedrijf met meer dan 200 man personeel of privé-gebruik.MobileOffice biedt wel veel waar voor zijn geld, op voorwaarde dat je over een snelle verbinding beschikt. Je kunt ‘snel’ inloggen, maar dan heb je geen beveiliging. Beveiligd inloggen is uiteraard veel beter, maar ook een flink stuk trager. Wat kun je er allemaal mee doen? In de eerste plaats natuurlijk een adresboek, kalenders en taken bijhouden. Je kunt er ook korte notities in kwijt evenals reminders en bookmarks van interessante