In alle smaken

De langverwachte nieuwe versie van Microsoft Office komt eraan. DiskIdee kon even spelen met een bètaversie van januari, Build 2511.3 om precies te zijn. Het nieuwe speeltje gaat zoals bekend officieel Office XP heten, maar intern komen nog verwijzingen naar bijvoorbeeld Word 2002 en Word 10 voor. Wat is er nieuw en is het wel de moeite om de zoveelste overstap te wagen? Een vooruitblik, voordat Office XP op 31 mei zowel in het Engels als het Nederlands in de winkel ligt.

àZoals zijn voorgangers, komt Office XP beschikbaar in meerdere smaken. Ik bekeek de versie Office Professional with FrontPage, bestaande uit Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook en FrontPage. Een uitgebreidere versie met alles erop en eraan, heeft verder nog een nieuwe versie van Publisher in de doos en de spiksplinternieuwe applicatie SharePoint. SharePoint is eigenlijk een serverapplicatie voor het gemeenschappelijk gebruik van agenda’s, afspraken, documenten en contacten. Eens geïnstalleerd op het bedrijfsintranet, kun je het benaderen zoals online agendabeheerprogramma’s als ContactOffice. Grote afwezige in het rijtje Office-applicaties is PhotoDraw, dat waarschijnlijk niet verder meer wordt ontwikkeld. PhotoDraw was wel leuk en eenvoudig in gebruik doordat het zowel met vectoriële als bitmap grafische bestanden kon omgaan. Het was evenwel minder krachtig dan andere programma’s en heeft de duimen moeten leggen voor Adobe Illustrator/Photoshop, Coreldraw en Paint Shop Pro. In de Premium-versie wordt PhotoDraw vervangen door Visio. Business drawings krijgen dus voorrang op webgraphics en fotobewerking. Voor beide laatste moet je tevreden zijn met de functionaliteit van respectievelijk FrontPage en de beperkte maar wel handige Photo Editor. Ook iets anders zul je in de definitieve versie niet meer terugvinden: Clippy. In de versie die ik kon bekijken is dat enerverende enge pestkopje er nog wel, al is dit het enige dat ik niet heb geïnstalleerd. Op 12 april las ik evenwel op het web dat Microsoft nu besloten heeft de irritante Clippy uit Office XP te verwijderen omdat de nieuwe Office zo gebruiksvriendelijk zou zijn dat het gehate animatiespul niet meer hoeft. Tja, de uitleg is alles, he. Wie Clippy toch nog wil, kan hem en zijn kompanen optioneel nog installeren en met een klik op de help-toets alsnog ter hulp roepen. Voor mij alvast hoeft het niet. Ik heb de ‘agents’ altijd al kinderachtig en irriterend gevonden.

Installatie
Wanneer je heel de Professional versie inclusief FrontPage 2002 installeert met alles erop en eraan (alle conversiefilters, wizards, voorbeeldbestanden en noem maar op, behalve dan Clippy en konsoorten), is je harde schijf een kleine 400 MB gekrompen. Bovendien installeer je Office XP niet zonder kleine probleempjes op een pc met Windows 98, Windows 98 Second Edition of Windows NT 4.0. Windows 95 mag je helemaal vergeten, want daar draait de nieuwe software niet onder. Verassend is dit evenwel niet, want al verschillende maanden geleden heeft Microsoft officieel bekend gemaakt dat het Windows 95 niet meer ondersteunt. Alleen wanneer je Windows Me, Windows 2000 en binnenkort Windows XP hebt draaien, installeert Office XP zich zonder problemen of waarschuwingen. Onder Windows 98/SE krijg je eerst de melding dat enkele basisbestanden van het besturingssysteem een update nodig hebben. Gelukkig is het installatieprogramma hierop voorzien en staan de nodige update-bestanden op de installatie-cd. Eerst wordt je systeem dus bijgewerkt en pas na een herstart kun je met de eigenlijke installatie beginnen. Voor Windows NT 4.0 is Service Pack 6a nodig, anders kun je het wel schudden.

Activatie
Na een volledige installatie komt de gevreesde aap uit de mouw. Bij de eerste start van gelijk welke applicatie van de kantoorsuite, krijg je een waarschuwingsvenster met een activatie-wizard. Zonder die activatie kun je de desbetreffende applicatie, Word in mijn geval, nog vier keer opstarten. Daarna moet je je registreren, of het is gedaan met spelen. Dat is op dit ogenblik de situatie en ik heb dan maar van mijn hart een steen gemaakt, al mijn principes laten varen en de activatie-wizard gestart. Activeren kun je op twee manieren: on line via het web of off line via de telefoon. In de bèta-versie kon het enkel on line. Naam en adres hoef je niet in te vullen. Eigenlijk hoef je niets in te vullen van het formulier, tenzij je land. Tot zover is een en ander nog aanvaardbaar. Daarna hoor je de harde schijf wat rommelen en worden er een aantal gegevens naar een Microsoft-server gestuurd. En hier heb ik het heel moeilijk mee. Je hebt geen enkele controle wat er naar de Microsoft-server wordt gestuurd. Volgens mij kan dit niet. Ik vraag me heel ernstig af of het niet indruist tegen de wet op de privacy. Wanneer er een bijkomend schermpje zou verschijnen met de melding wat er doorgestuurd wordt, zou ik iets geruster slapen. Al is dat natuurlijk nog altijd geen garantie dat er stiekem niks anders ook meegestuurd wordt. Volgens Microsoft is de code die naar de activatieserver wordt gestuurd, volledig anoniem. Microsoft kan dus niet berekenen wat voor hardware er in jouw systeem steekt. De privacy zou dan ook niet in het geding komen. We zullen dit maar voor waar aannemen, maar hopen dat er in de definitieve versie toch even expliciet melding wordt gemaakt van deze feiten. In elk geval hoop ik dat er snel enkele nerds een omweggetje zullen vinden om zonder activatie toch te kunnen blijven doorwerken met Office XP. De activatie hoef je natuurlijk slechts één keer te doen, bijvoorbeeld vanuit Word. Start je daarna elk van de andere programma’s op uit de suite, dan krijg je geen activatiewaarschuwing meer. Wijzig je iets aan de hardware van je pc na de installatie van XP dan hoef je niet direct een nieuwe activatie aan te vragen (iets wat je trouwens maar een beperkt aantal keren kunt doen). Volgens informatie op het web zou je tot dertig procent van je hardware kunnen wijzigen zonder opnieuw te moeten activeren en zou je in totaal drie keren kunnen activeren.

Waslijst
Geloof het of niet, het is weer een oeverloze waslijst met allerlei functies en liflafjes die de creatieve Microsoft-jongens uit hun hoed hebben getoverd. Uiteraard zijn er daar vele kleine verbeteringen bij die door de marketingjongens in Redmond worden opgeblazen tot onmisbare functies. Dat is voor tachtig procent van de vernieuwingen en verbeteringen het geval. Toch zijn er ook een aantal aardige nieuwigheden en verbeteringen die echt de moeite waard zijn. Voor de ene zijn die twintig procent verbeteringen net voldoende om hem over de streep te trekken en de overschakeling naar Office XP te doen, voor de andere zijn ze net niet goed genoeg. Een definitief oordeel kunnen we slechts vellen wanneer de definitieve versie in de winkels ligt.Een overzichtje van de meest opvallende nieuwigheden is dan ook vrij arbitrair. Toch doe ik een poging. Vooreerst is de interface aangepast aan de Windows XP interface. De menu’s hebben nu een witte achtergrond. Alle applicaties starten met een ‘Task Pane’ aan de rechterkant van het scherm. Daarin kun je in één oogopslag de belangrijkste functies zien gekoppeld een document of een gedeelte ervan. Als ik het goed heb, hebben de jongens in Redmond daar al eerder mee geëxperimenteerd in Microsoft Works.De Engelse versie biedt ook een ’text-to-speech’ functie van onze vrienden uit Ieper, L&H. Hiermee wordt getypte tekst van een document omgezet naar gesproken tekst. Je zult het eveneens vinden in de Chinese versie (vereenvoudigd) en Japans. Spraakherkenning, zowel opdrachten als dicteren van tekst, is niet van L & H. Daarvoor wil Microsoft eigen ontwikkelde producten gebruiken. Of die al in de anderstalige Office XP zitten, is nu nog niet bekend. De Engelse versie heeft naast de spellings- en grammaticacontrole en thesaurus nu ook de mogelijkheid om woorden te vertalen, tenminste van Engels naar Frans of Spaans en omgekeerd.

Smart Tags
Smart Tags zijn een andere nieuwigheid. Smart Tags zijn kleine knoppictogrammen met aan de rechterkant een klein pijltje. Ze zien er min of meer uit alsof ze geïsoleerd zijn uit de knoppenbalk en verschijnen wanneer je bijvoorbeeld in Excel een formulefout hebt gemaakt bij het knippen en plakken van een Excel-tabel in Word of gewoon het typen van een datum. Een klik op de Smart Tag toont je dan in een snelmenu een aantal mogelijke opties. Het leuke aan Smart Tags is dat ze zich in Office XP voordoen als insteekmodules. Je kunt er vanop aan dat er dus massa’s bijkomende Smart Tags beschikbaar gaan komen, eventueel via het web.Van het web gesproken. Voor vele extra’s verwijst Microsoft naar het web. Zo zul je wel een aantal ’themes’, clipart en wizards vinden op de installatie-cd, maar wil je méér keuze, dan ben je op het web aangewezen. Vanuit de applicatie waarin je werkt kun je dan klikken naar een speciale Microsoft-webpagina met de respectieve extra’s. Deze evolutie is onvermijdelijk. Hiermee wil Microsoft ons heel langzaam en met stukjes en beetjes aan het idee laten wennen dat we straks allemaal applicaties gebruiken rechtstreeks vanaf het web. Het Microsoft.NET project, weetjenogwel? De volgende stap is natuurlijk betalen per gebruik, net zoals we dat nu gewend zijn als we bijvoorbeeld een filmpje gaan huren in de videotheek.

Wizards
Heel handig zijn een aantal extra hulpprogramma’s. Naast de Photo Editor, Microsoft Binder, Office Bar en Clip Organizer die we van eerdere Office-versies al kennen, zijn er enkele heel interessante nieuwe tools bijgekomen. Soms zijn het kleine handige hebbedingetjes die je slechts een paar keer nodig hebt, maar van onschatbare waarde zijn. Neem nu de Save My Settings Wizards. Dit komt werkelijk als een geschenk uit de hemel. Wanneer je Office XP helemaal hebt geïnstalleerd en naar je wensen hebt aangepast, loop je even doorheen de Save My Settings Wizards en later kun je dan deze instellingen gewoon terugzetten bij bijvoorbeeld een herinstallatie van Office XP. Het is natuurlijk ook mogelijk om op die manier een hele reeks Office XP installaties identiek te configureren. Dankuwel Microsoft!Het scannen van documenten, verwerken met OCR (Optical Character Recognition) en documentbeheer behoren meer en meer tot het standaardkantoorwerk. Geen wonder dus dat je ook hiervoor een paar hulpprogramma’s in Office XP zult vinden. Voor OCR is Microsoft gaan winkelen bij Scansoft. Er is dus een speciale versie van TextBridge OCR verwerkt in de Microsoft Document Imaging/Scanning applet.Wat er allemaal nieuw is aan elk van de afzonderlijke applicaties opsommen is hier onbegonnen werk, al vermeld ik graag de betere afstemming van Access 2002 op SQL-bedrijfsdatabases en de mogelijkheid om PowerPoint presentaties via het netwerk te ‘broadcasten’.